Organisation et réalisation de séjours en circuit pour seniors

Le titulaire organise des séjours en circuit avec excursions pour un public senior, en partenariat avec le CCAS. Chaque remise en concurrence précise la destination et les caractéristiques propres du séjour. Le dispositif indicatif concerne 45 à 50 participants, avec un seuil minimal de 20 partants et une fréquence indicative d’un séjour par an.

Les destinations peuvent être nationales, situées dans l’Union européenne ou internationales. Les circuits associent notamment des excursions culturelles, gastronomiques, en ville ou à la campagne, avec peu de randonnées et des animations en soirée. Les excursions sont incluses dans la prestation.

Coordination et documents

Le titulaire :

• participe aux réunions organisées par le CCAS ;
• fournit en amont un carnet de voyage regroupant les éléments nécessaires au séjour ;
• remet, à chaque marché subséquent, un programme détaillé, les descriptifs des hébergements et transports, les prestations incluses et exclues, les modalités d’assurance, une proposition financière détaillée et les documents diffusables aux participants ;
• communique les contraintes identifiées, notamment les capacités d’accueil et les disponibilités de chambres.

Transport et sécurité

Les participants sont transportés en car grand tourisme climatisé pendant le séjour. Les trajets aller et retour sont effectués par avion, taxes d’aéroport comprises et précisées. Le titulaire assure les transferts entre Villepinte et l’aéroport, à l’aller comme au retour, avec un circuit de ramassage comprenant à titre indicatif six points dans la collectivité. Le coût des transferts Villepinte-aéroport est détaillé dans l’offre.

Les transports et transferts doivent respecter les normes d’accessibilité applicables au public accueilli et les garanties de sécurité routière. La sécurité des participants est assurée pendant les transports, les transferts et l’ensemble du séjour.

Hébergement

Les hébergements sont proposés dans des hôtels classés au minimum trois étoiles selon les normes françaises, avec plusieurs typologies de chambres, ascenseur et proximité d’une ville ou de commerces. Les établissements doivent être aisément accessibles aux seniors et conformes aux normes d’accessibilité. Les taxes d’hôtellerie et de services sont comprises et précisées.

Restauration

La prestation comprend une pension complète avec boissons. Les menus doivent être diversifiés et composés de produits de bonne qualité. Le CCAS transmet les informations relatives aux allergies alimentaires ; le titulaire sécurise alors la restauration en conséquence. Un cocktail de bienvenue, avec et sans alcool, est prévu pour les participants.

Accompagnement et assistance

Le CCAS peut mettre à disposition un ou deux accompagnateurs issus de son personnel ou de l’équipe municipale. Le titulaire met à disposition un guide francophone pour le groupe pendant tout le séjour, ainsi qu’un représentant de l’agence les jours de départ et d’arrivée. Il diffuse au CCAS les coordonnées de la plateforme téléphonique, du contact privilégié et des services d’assistance.

Les titulaires prennent en charge les participants du premier au dernier jour, assurent la gestion des incidents et répondent aux réclamations en proposant une solution adaptée. Un questionnaire de satisfaction est remis à chaque participant et accompagnateur ; son analyse est communiquée au CCAS.

Exigences professionnelles

Le titulaire doit disposer des habilitations nécessaires, fournir son immatriculation Atout France, déclarer ses labels éventuels et produire les éléments relatifs à son assurance de responsabilité civile professionnelle. Ces garanties sont maintenues pendant l’accord-cadre et les marchés subséquents. Le pilotage global, la coordination des prestataires, la relation contractuelle avec le CCAS ainsi que le suivi administratif des incidents et réclamations restent assurés directement par le titulaire.