Organisation et réalisation d’élections professionnelles

Le titulaire prend en charge l’ensemble de l’opération électorale destinée au renouvellement partiel du conseil d’administration, pour les seuls chirurgiens-dentistes. Le périmètre couvre cinq collèges territoriaux de cotisants et trois collèges territoriaux d’allocataires, soit un volume estimé de 59 400 électeurs et 10 sièges à pourvoir.

Documents imprimés et routage

L’appel à candidatures comprend notamment :

• une brochure de 8 pages au format 21 × 29,7 cm ;
• un papier couché de 135 g, issu de forêts gérées équitablement, recyclé blanc si possible, avec encre imprim’vert ;
• une impression quadrichrome recto verso et une finition par deux piqûres métal ;
• une enveloppe blanche personnalisée avec adressage, numéro d’affilié, logo, coordonnées et mentions électorales.

Le tirage prévu pour l’appel à candidatures est de 59 400 exemplaires, augmenté du cent supplémentaire, avec un tirage global annoncé de 59 500 exemplaires. Le titulaire assure l’élaboration, la fabrication, la personnalisation, l’édition, la mise sous pli, le routage, l’emballage, le transport et le déchargement des documents.

Matériel de vote

La solution doit garantir l’anonymat de l’électeur et la confidentialité du vote. Elle est dimensionnée sur une moyenne de cinq candidats pour les collèges comportant un siège et de dix candidats pour ceux comportant deux sièges.

Le matériel comprend notamment :

• une enveloppe porteuse non transparente avec logo, coordonnées et mentions « Confidentiel » et « Elections » ;
• un document principal personnalisé avec numéro d’affilié, identité, adresse, collège territorial, présentation et consignes de vote ;
• un bulletin de vote de 100 × 210 mm, prédécoupé sur support A4 en papier 90 g ;
• une enveloppe retour T de 105 × 212 mm, sans fenêtre ;
• les professions de foi en feuillets couchés de 90 g, au format 21 × 29,7 cm, assemblées en liasses non agrafées par collège et classées par ordre alphabétique du nom du titulaire.

La procédure de vote blanc doit être clairement indiquée et permettre l’affectation du vote blanc au collège correspondant. Le document principal est prévu à 59 400 exemplaires, augmenté du cent supplémentaire. Les professions de foi sont prévues à 392 500 exemplaires, augmenté du mille supplémentaire. Les quantités nécessaires aux tests, aux archives et aux envois complémentaires doivent également être prévues, dont quinze exemplaires du matériel de vote de chaque collège pour les archives.

Personnalisation, envois et gestion des données

La CARCDSF fournit les fichiers des électeurs habilités, le fichier Excel des candidats et les professions de foi. Le titulaire adapte ces fichiers à ses besoins informatiques et met à disposition un espace sécurisé de dépôt et d’échange, avec chiffrement des communications.

Un envoi complémentaire est prévu pour les non-réceptions, matériels défectueux ou changements de collège, selon une procédure identique au premier envoi et à partir d’un fichier fourni par la CARCDSF. Les envois vers l’outre-mer doivent tenir compte des délais d’acheminement.

Le titulaire doit déclarer les mécanismes de protection contre les cyberattaques et les fuites de données, signaler rapidement tout incident de cybermalveillance et supprimer les fichiers personnels ainsi que leurs sauvegardes à l’issue de l’opération. Cette suppression doit être certifiée. Les traitements sont limités aux finalités du marché, dans le respect du RGPD, avec confidentialité, formation des personnels autorisés et protection des données dès la conception et par défaut.

Dépouillement automatisé et résultats

Le titulaire fournit, installe et teste les matériels et logiciels nécessaires au dépouillement, ainsi qu’une solution de secours et des cartons de stockage des bulletins. Il assure :

• la lecture, l’enregistrement et le comptage automatisé des votes ;
• la lecture, l’enregistrement et le comptage automatisé des voix ;
• l’affichage en temps réel des voix obtenues par candidat dans chaque collège ;
• l’édition imprimée et la fourniture d’un fichier Excel des résultats par collège ;
• la fourniture d’un fichier Excel des émargements par collège territorial.

Les résultats sont présentés par ordre alphabétique des candidats titulaires et indiquent, pour chaque collège, les inscrits, votants, bulletins blancs, bulletins nuls, suffrages valablement exprimés, voix obtenues par candidat et noms des élus. La prestation s’achève avec la remise des listes d’émargement, des résultats par collège, des statistiques par département et du procès-verbal établi par un commissaire de justice.

Contrôles et organisation

Avant tout tirage et toute expédition, le titulaire réalise des tests d’édition et de personnalisation, soumet les maquettes et épreuves à validation par bons à tirer et traite des fichiers tests. Toute décision ayant une incidence sur l’organisation de l’élection doit être expressément approuvée par la CARCDSF.

Le titulaire désigne un interlocuteur unique, mobilise des équipes compétentes et maintient les moyens humains et techniques nécessaires. Il assure la continuité sans interruption, le remplacement validé des intervenants indisponibles, le transfert des connaissances et la formation du remplaçant. Les personnels intervenants sont soumis aux règles d’hygiène, de sécurité et de confidentialité applicables, et le titulaire demeure responsable de ses sous-traitants et de la qualité des prestations sous-traitées.