Fabrication, stockage et livraison de cartes électorales

L’accord-cadre comprend la révision éventuelle des maquettes, la fabrication de planches de cartes, leur stockage et leur livraison. Le bureau des élections politiques (BEP) centralise les demandes des préfectures et hauts-commissariats ; lui seul peut déclencher la production. Le titulaire ne doit pas donner suite aux demandes directes de communes, préfectures ou hauts-commissariats.

Maquettes et fabrication

Deux modèles sont prévus, dont le modèle C destiné aux ressortissants de pays membres de l’Union européenne inscrits sur les listes complémentaires européenne et municipale. Les cartes sont imprimées par planches de quatre, prédécoupées. Les communes y renseignent les informations de l’électeur au moyen d’imprimantes laser. Les formats détaillés des planches et cartes ne sont pas lisibles dans les éléments disponibles.

Le papier est fourni par le titulaire. Les prescriptions indiquées comprennent : grammage de 140 à 160 g/m² (ISO 536:2019 ou équivalent), épaisseur de 165 à 185 µm (ISO 534:2011 ou équivalent), porosité Bendtsen de 575 ml/min (ISO 5636/3 ou équivalent), rugosité Bendtsen TS de 310 ml/min et WS de 210 ml/min (ISO 8791/2 ou équivalent), indice d’éclatement supérieur à 15 (ISO 2758:2014 ou équivalent), degré de collage-écriture supérieur à 2 (NF Q03-015 ou équivalent), lissé Bekk de 55 secondes (NF Q03-049 ou équivalent) et blancheur CIE de 136 à 142 % (ISO 11475 ou équivalent). La composition fibreuse est indiquée « IV/O » dans les spécifications.

L’impression doit être originale à partir des bons à tirer (BAT) ; les photocopies sont proscrites. La qualité des planches doit être conforme aux BAT et le titulaire prend à sa charge la correction des écarts. Il doit produire la quantité exacte commandée et contrôler rigoureusement les quantités fabriquées, y compris lors des déstockages.

Le BEP peut demander la révision des maquettes à tout moment. Il communique ses consignes ; le titulaire propose de nouvelles maquettes, puis les révise si nécessaire. Plusieurs échanges peuvent être requis avant validation. Le BEP valide les BAT par courriel ; ils servent aux commandes ultérieures jusqu’à une nouvelle révision. Les délais chiffrés de cette prestation ne sont pas lisibles.

Commandes, stockage et livraison

Les commandes peuvent porter sur une production avec livraison immédiate, la constitution du stock national ou le déstockage de planches stockées. Le BEP transmet par courriel un fichier consolidé indiquant les quantités par modèle, les adresses et les contacts de livraison. Les commandes peuvent être rapprochées ou complémentaires ; les demandes ponctuelles représentent la majorité des commandes. À titre indicatif, les volumes de planches commandées varient selon les années, les modèles et les destinations : les tableaux 2023–2025 distinguent métropole et outre-mer ainsi que production/livraison et constitution de stock.

• Dernière livraison après commande de production : au plus tard 3 mois après le bon de commande en métropole et en Corse, et 3 mois et demi outre-mer.
• Constitution du stock : au plus tard 3 mois après le bon de commande. Un déstockage vers la métropole et la Corse est livré sous 2 semaines après la demande ; vers l’outre-mer, sous 1 mois après le bon de commande.
• Le titulaire signale sans délai les difficultés d’approvisionnement en papier et informe le BEP du début de production. Pour chaque type de commande, il indique la date estimée de remise au transporteur et les délais de livraison annoncés ; il tient le BEP informé de l’état du stock national par un reporting mensuel.
• Les planches sont conditionnées par paquets de 250, fermés et étiquetés, dans des cartons adaptés au contenu, d’un poids maximal de 15 kg et aptes à supporter le transport. Les emballages sont perdus et inclus dans le prix.
• Les paquets sont palettisés et protégés contre l’écrasement. En métropole, palettes normalisées de 600 kg maximum, filmées et non cerclées ; outre-mer, conditionnement adapté aux cahiers des charges des compagnies aériennes. Les palettes identifient leur contenu, le destinataire et le titulaire.

Le titulaire assure le transport à ses frais et risques, choisit les moyens adaptés aux accès et à la manutention, et prend en charge le déchargement. Il prend contact avec le destinataire au moins 48 heures avant la livraison ; les livraisons inopinées sont proscrites. Chaque livraison est accompagnée d’un bordereau en double exemplaire, validé après comptage et vérification externe des colis ; cette validation ne vaut pas admission des prestations. Le bordereau complété est transmis au BEP avec la facture. Le titulaire assure la traçabilité du transport et reste responsable de la bonne réception. Les livraisons outre-mer sont effectuées par voie aérienne et routière, franco-domicile dédouanées ; droits, taxes et frais de transitaire sont intégrés au prix.

Les livraisons sont adressées aux préfectures et hauts-commissariats destinataires, selon les adresses communiquées. Le périmètre comprend la métropole, la Corse, les départements et régions d’outre-mer ainsi que les collectivités d’outre-mer.

La vérification des maquettes porte sur leur adéquation aux consignes. Pour les planches endommagées, froissées ou déchirées, le contrôle qualitatif porte sur un échantillon d’au moins 250 planches ; la proportion constatée de planches non conformes est réputée représenter celle de la livraison.