Organisation évènementielle du pavillon Occitanie

Conception, aménagement, coordination et exploitation d’un stand d’accueil institutionnel et collectif de 150 m² ainsi que d’un chalet Occitanie-Sud de France de type A, d’une surface totale de 144 m². Le titulaire coordonne les fournisseurs, prestataires techniques, traiteurs, personnels d’accueil, loueurs, intervenants audiovisuels et partenaires, en interface avec le standiste de l’espace entreprises de 500 m² piloté par la CCI Occitanie.

La prestation couvre la préparation, l’installation, la prise en main des équipements, l’exploitation pendant le salon, le démontage, le transport et la remise en état. Le titulaire assure notamment la coordination des animations, conférences, ateliers, démonstrations, cocktails, besoins logistiques et réorganisations du stand entre les journées professionnelles et grand public.

Stand d’accueil institutionnel et collectif

Le stand de 150 m² est conçu comme la porte d’entrée du pavillon Occitanie. Il conserve une allée traversante marquée au sol et doit rester ouvert sur l’espace entreprises. Il comprend notamment :

• une zone d’accueil avec banque, petite réserve, plan du pavillon, documentation et goodies ;
• une zone réceptive d’environ 80 m², utilisée comme espace bar/café, tribune, lieu de réception et d’animation, pouvant accueillir un cocktail d’environ 100 personnes ;
• une estrade fixe, amovible ou solution équivalente pour les prises de parole ;
• un espace lounge d’environ 55 m² avec deux salles de réunion autonomes, l’une d’environ 6 personnes et l’autre d’environ 10 personnes, fermables par serrure à code ;
• un espace showroom d’environ 15 m² pour 1 à 3 maquettes ou produits, avec possibilité de rangement fermé à clé ;
• un business center avec connexion internet, imprimante couleur multifonctions, scanner, photocopieuse, consommables, prises de recharge et maintenance pendant toute la durée du salon ;
• des réserves fermables, dont une réserve principale avec un ou deux grands réfrigérateurs, étagères, équipements de nettoyage, stockage des boissons, plateaux-repas et effets personnels ;
• un système de diffusion audiovisuelle comprenant au moins un très grand écran ou mur d’images, écrans dans les salles de réunion, sonorisation, micros, raccordements audio-vidéo et PC ;
• la possibilité d’élinguer de 1 à 3 maquettes d’avion ou de drones.

L’aménagement doit combiner innovation, technologie, convivialité, art de vivre et identité régionale, avec des matériaux de qualité, notamment du bois clair et des matières naturelles. Les sols clairs proposés doivent être facilement nettoyables quotidiennement. La signalétique haute, visible de toutes les directions, doit contribuer à l’harmonisation des environ 650 m² du pavillon.

La création graphique et l’exécution des signalétiques sont assurées par AD’OCC ; le titulaire assure leur fabrication et leur pose, indique les surfaces d’affichage et refait ou remplace avant l’ouverture tout visuel non conforme au BAT.

Équipements, logistique et entretien

Sont notamment inclus l’alimentation et les raccordements électriques, l’eau, l’éclairage, le wifi et internet, les équipements informatiques, audiovisuels, de télécommunication et de sonorisation, le mobilier, les équipements de réserve, les machines à café, consommables, fontaine à eau et bonbonnes. La consommation de référence pour le stand est de 150 cafés par jour pendant 5 jours.

Le titulaire prévoit le transport aller-retour depuis Toulouse et le déchargement d’environ 2 à 3 palettes de consommables, documentations et matériels promotionnels, une personne pour les manutentions pendant le montage, une équipe de prise en main durant les 2 journées précédant l’ouverture, un régisseur ou technicien pendant le salon, ainsi que le nettoyage après montage, le nettoyage quotidien et la remise en état après démontage.

Accueil, restauration et golfettes

Pour le stand, le personnel d’accueil est prévu du lundi 14 au dimanche 20 juin 2027 : 3 hôtes ou hôtesses du lundi au jeudi, dont un chef ou une cheffe hôtesse, et 2 hôtes ou hôtesses du vendredi au dimanche, avec présence effective de 8 h à 18 h et prolongation jusqu’à 19 h le lundi 14 ou mardi 15 juin pour le cocktail. Les missions couvrent l’accueil, le filtrage, l’information, le service au bar, le nettoyage, la distribution de documents, les photocopies, le réassort, les plateaux-repas, la gestion des réserves et des salles. L’anglais est obligatoire ; les tenues, transports quotidiens et repas sont inclus.

La restauration du stand comprend notamment :

• un cocktail de 6 pièces pour 150 personnes, avec service, matériel, nappage, vaisselle, verrerie et personnel, selon deux propositions économique et prestigieuse ;
• des mini-viennoiseries livrées chaque matin à 8 h du lundi au vendredi, sur une base estimative de 100 à 200 pièces par jour ;
• l’approvisionnement en eaux, jus de fruits, cola, café, thé, sucre, gobelets, touillettes recyclables et serviettes, avec livraison le 12 juin puis réassort quotidien si nécessaire.

Une golfette de grande taille ou deux petites golfettes avec chauffeur est prévue du lundi au vendredi pour les personnalités et invités VIP, selon un planning établi.

Chalet Occitanie-Sud de France

Le chalet de type A comprend 72 m² au rez-de-chaussée, 54 m² à l’étage, une terrasse et un balcon de 18 m². Il doit être aménagé, décoré, sonorisé et équipé de moyens de diffusion vidéo.

Le rez-de-chaussée comprend un accueil avec gestion des plannings et contrôle des badges, un bar, un espace cocktails-déjeuners-conférences, un espace traiteur avec raccordement à l’eau et évier à chiffrer, une réserve, une terrasse aménagée et 2 WC mixtes avec lave-mains. L’étage comprend un second bar, un espace de restauration et de conférence, le balcon aménagé pour suivre les démonstrations de vol et une seconde réserve ou zone de stockage traiteur.

Le chalet doit permettre un petit-déjeuner d’environ 50 personnes chaque matin du lundi au vendredi, un déjeuner d’au moins 50 personnes chaque midi en configuration assise, avec au minimum 10 et idéalement 10 à 12 tables, ainsi qu’un cocktail VIP de 50 à 100 personnes. L’offre précise les capacités d’accueil, les transformations de mobilier, le stockage du mobilier non utilisé et les conditions de nettoyage entre prestations. La présence continue d’un régisseur général et de manutentionnaires est chiffrée du lundi au vendredi ; les coûts d’ouverture éventuelle le week-end sont présentés en option.

Le titulaire fournit ou coordonne le mobilier, l’office/cuisine, l’éclairage, les équipements audiovisuels et bureautiques, les commandes techniques, la sonorisation, la fabrication et la pose de la signalétique, le transport aller-retour depuis Toulouse, les manutentions, le nettoyage quotidien, le nettoyage intermédiaire et les interventions d’urgence. La création graphique et l’exécution des signalétiques relèvent d’AD’OCC ; le titulaire assure la fabrication et la pose. L’accueil et le service du chalet sont réalisés par le personnel de la Région. Le titulaire prend contact avec les traiteurs choisis par la Région et facilite la logistique ; le service à table est réalisé par le traiteur avec l’appui du personnel régional.

Contraintes techniques, contrôles et maintenance

Le titulaire vérifie la faisabilité des propositions en matière de sécurité, accessibilité et raccordements, et se rapproche des services techniques du salon. Il chiffre à titre informatif les prestations commandées auprès de l’organisateur, notamment élingues, électricité, eau, internet, WC, assainissement, climatisation, terrasse, escaliers, compteurs et contrôle du chantier, sans les inclure dans les budgets de prestations. Les vérifications quantitatives et qualitatives sont réalisées lors de la livraison ou de l’exécution du service par le responsable commanditaire. Une maintenance est assurée par le titulaire pendant une semaine à compter du lundi 14 juin 2027.

L’offre comprend une note argumentaire, une méthodologie de coordination, un rétroplanning avec dates limites et étapes de validation, une maquette d’aménagement ou une présentation 3D, la présentation de l’équipe dédiée et un bordereau de prix détaillé pour les deux espaces.