Organisation et production d'un colloque

Production et coordination déléguée

• Prise en charge de la production déléguée et coordination globale entre prestataires.
• Pilotage des validations créatives et techniques avec élaboration et gestion des BPA écrits pour chaque livrable.
• Gestion administrative et contractuelle des sous-traitants et coordination des prestations externalisées.

Logistique et technique

• Recherche, sélection et réservation du lieu adapté au format et à la capacité.
• Gestion des inscriptions, accueil des participants et production des badges/accréditations.
• Mise en place et supervision des prestations techniques : son, lumière, captation audiovisuelle, diffusion et retransmission.
• Coordination de la restauration et des besoins traiteur selon exigences écoresponsables.

Communication et animation

• Élaboration d'un plan de communication et conception des supports visuels (invitations, programme, supports numériques et imprimés éco-conçus).
• Promotion de l'événement via les canaux définis et animation des dispositifs d'inscription/relance.
• Proposition et mise à disposition d'animateur(s) professionnel(s) et dispositifs d'échanges interactifs.

Livrables, bilans et indicateurs

• Fourniture des livrables attendus : notes de conception, projet de programme, supports de présentation, compte-rendu final et actes du colloque.
• Captation vidéo et livrables audiovisuels sur demande.
• Bilan qualitatif et quantitatif (participation, satisfaction, indicateurs de réussite) et recommandations post-événement.

Contraintes transversales

• Intégration d'une démarche d'éco-conception (réduction des déchets, choix de matériaux, restauration responsable, numérique responsable).
• Garantie d'accessibilité pour les personnes en situation de handicap.
• Respect des obligations d'assurance professionnelle et des processus de validation contractuels.

Dimension attendue

• Capacité d'accueil et organisation adaptée pour environ 300 participants.