Organisation opérationnelle d’une conférence scientifique

Le titulaire assure, pour Inria et en lien étroit avec le comité de pilotage (CoPil), l’organisation opérationnelle d’une conférence scientifique internationale en anglais. Les prestations regroupent cinq postes : coordination et gestion opérationnelle, coordination des prestataires, inscriptions, sponsors/exposants et accueil. Le titulaire conseille le CoPil, le tient informé et lui soumet les décisions importantes et les choix de prestataires pour validation. Il est soumis à une obligation de résultat.

La programmation envisagée comprend des workshops et tutoriels, des sessions plénières et parallèles, des posters et démonstrations, des stands d’exposition, des sessions dédiées à l’industrie et un forum doctoral. Les documents présentent des bases de fréquentation divergentes : 1 250 participants dans la présentation initiale, contre 1 200 dans l’estimation de l’édition et la base financière; 500 participants pour les workshops/tutoriels dans le descriptif, contre 450 dans cette base.

Coordination et production

Le titulaire met en place une équipe dédiée et en précise les fonctions, compétences, charges et présences. Il élabore un rétroplanning avec étapes clés, organise les réunions avec ordres du jour et comptes rendus, déploie des outils collaboratifs et assure le reporting des activités et dépenses. La mission couvre également le repérage et la gestion des espaces et prestataires, le conducteur technique, les démarches d’autorisation et déclarations de sécurité, la signalétique et la gestion des flux, ainsi que la gestion financière et administrative.

Prestataires et moyens mobilisés

Le titulaire recherche et contractualise les prestataires. Dans la mesure du possible, il présente trois propositions chiffrées pour chaque recherche, puis remet au CoPil un bilan et une recommandation argumentée; le CoPil valide le choix. Une méthodologie de suivi et de coordination, notamment sous forme de feuilles de service par prestataire et équipe, est attendue.

Les besoins coordonnés comprennent notamment les espaces de conférence, de réception, d’exposition et d’accueil, les salles de sessions et de démonstration, le stockage et la bagagerie, ainsi que le matériel audiovisuel, le mobilier, les panneaux de posters et l’assistance technique. S’y ajoutent la sécurité, la scénographie du dîner de gala, les animations par musiciens ou comédiens, et la gestion de l’hébergement : hôtels trois étoiles, six nuits pour l’équipe organisatrice et quatre nuits pour les conférenciers invités.

Les prestations de restauration prévues comprennent un cocktail d’accueil, des pauses matin et après-midi, des déjeuners pour les participants, l’équipe organisatrice et les étudiants volontaires, des repas associés aux sessions posters et démonstrations, ainsi qu’un dîner de gala. Des repas de comités sont également à organiser. Le choix du traiteur doit prendre en compte les circuits courts, les produits frais, biologiques, labellisés ou de saison, l’agriculture raisonnée et la gestion des déchets; des menus végétariens et végétaliens doivent être proposés et les allergies alimentaires respectées.

La prestation inclut aussi l’identité visuelle et le logo, la production de supports et la signalétique (dont banderoles et kakémonos), les badges et tours de cou, ainsi que des éléments divers tels que goodies, kit organisateurs et fontaines à eau.

Inscriptions, sponsors et accueil

Le titulaire met en place une plateforme d’inscription en ligne et des outils de gestion, facturation, suivi et paiement sécurisé. Il prend en charge les confirmations et informations pratiques, les lettres d’invitation pour les demandes de visa, l’édition des badges et vouchers, l’assistance hotline et les relances, les attestations de présence et les tableaux de bord. Les tarifs, conditions particulières et gratuités sont fixés par le CoPil.

Le mandat de gestion des recettes prévoit l’ouverture d’un compte bancaire dédié, l’encaissement sécurisé des droits d’inscription, le reversement des recettes à l’agent comptable d’Inria, la facturation et le suivi des paiements. Le titulaire gère également les exposants et sponsors : stands, guide exposants, suivi des livraisons, installation, facturation et accueil. Il définit enfin les modalités d’accueil, la remise et le contrôle des badges, l’installation du matériel et la bagagerie.