Accompagnement dans l’organisation d’événements

Le titulaire accompagne l’INRS pour des journées techniques en présentiel ou hybrides, ainsi que des congrès scientifiques, colloques et symposiums, principalement en présentiel. Les événements entièrement à distance sont exclus. Les journées techniques durent une journée et réunissent généralement 100 à 300 personnes en salle, avec une retransmission pouvant atteindre plusieurs milliers de personnes. Les congrès peuvent durer jusqu’à 4 jours, avec séances plénières et, selon le format, sessions parallèles, posters et remises de prix. L’anglais peut être utilisé seul ou avec le français ; une traduction simultanée peut être prévue.

Selon chaque bon de commande, l’agence prend en charge tout ou partie de la préparation, de la coordination des prestataires et de la supervision sur site. Le dispositif minimal demandé est d’un chef de projet événementiel pour une journée technique et de deux pour un congrès, dont un senior. Pour les congrès, un chef de projet senior est l’interlocuteur privilégié de l’INRS. Le titulaire organise ou participe aux réunions de préparation et réalise les repérages nécessaires.

La sélection et la coordination peuvent concerner notamment traiteurs, hôtesses, sécurité, traducteurs, photographes, transport et animation. Pour une soirée de convivialité, le titulaire sollicite au moins 3 devis et formule au moins 3 propositions de programme ; l’INRS choisit les prestations, passe directement commande aux prestataires retenus et les paie. Les participants réservent et règlent eux-mêmes leurs déplacements et nuitées. Le titulaire peut proposer des hôtels à tarifs négociés et en pré-réserver les chambres après validation par l’INRS.

Sites web, inscriptions et paiements

Pour chaque événement, le titulaire conçoit, développe, héberge, administre, met à jour et maintient un site dédié, responsive, habillé avec les visuels fournis par l’INRS. Les sites de journées techniques sont en français ; ceux des congrès en français et en anglais. Le bordereau prévoit un site d’information de 5 pages en français pour une journée technique et de 8 pages bilingues pour un congrès, avec formulaires d’inscription. Les mises en ligne sont prévues environ 6 mois avant une journée technique et 18 mois avant un congrès ; les inscriptions aux congrès sont accessibles environ 12 mois avant l’événement. Les sites doivent fonctionner sur les principaux navigateurs et permettre le partage de contenus sur les réseaux sociaux.

Une plateforme reliée aux formulaires et au paiement permet à l’équipe de l’INRS de consulter le back-office et les dossiers individuels : statut présentiel/distanciel, paiement, présence, préférences de repas et choix de recevoir des informations. Elle permet les exports de listes, les relances et, pour les événements diffusés en ligne, la génération de liens personnels sécurisés. L’INRS valide les livrables ; les sites de journées techniques prévoient au plus 3 allers-retours de corrections, et ceux des congrès au plus 5.

Le titulaire gère les inscriptions gratuites et payantes, les pré-inscriptions soumises à validation, les confirmations et les campagnes d’e-mails. Les participants à distance reçoivent 5 à 6 envois ; ceux présents sur place, 3 à 5. Le traitement des paiements comprend carte bancaire via une page sécurisée opérée par un établissement bancaire, virement et bons de commande ; il inclut facturation, relances, remboursements selon les règles propres à l’événement, dépôts de factures sur Chorus Pro pour les organismes qui en font la demande, et bilan financier. Les annulations d’une journée technique reçues jusqu’à 5 jours ouvrés avant l’événement donnent lieu à remboursement ; pour les congrès, les conditions dépendent de la date et du motif. Le transfert d’une inscription en présentiel à un collègue de la même entreprise est sans frais et possible jusqu’à 72 heures avant le début de l’événement.

Pour les journées techniques, le dispositif peut inclure une douzaine de conférences réparties en 4 ou 5 sessions, avec des échanges et questions. Pour les congrès, le titulaire peut gérer l’appel à communications : formulaire bilingue, dépôt de propositions orales ou de posters, échanges avec auteurs et comités, accès aux propositions et mise en page du recueil de résumés. L’INRS fournit les éléments de contenu et décide de la sélection scientifique.

Présence sur site et suites de l’événement

Le titulaire organise l’installation la veille et le jour même, l’accueil, la remise des badges nominatifs, le vestiaire, les inscriptions sur place et la supervision des prestations prévues. Les badges sont produits par le titulaire ; les tours de cou sont fournis par l’INRS. Le titulaire propose des badges biodégradables ou des pochettes recyclables. Il peut également coordonner l’accueil café, les pauses et le déjeuner servis par un traiteur, sans que cela transfère à l’agence la commande ni le paiement direct des prestataires retenus par l’INRS. Pour les formats hybrides, il assure l’interface avec les prestataires audiovisuels et plateformes de diffusion choisis par l’INRS ; la plateforme de diffusion en ligne est prise en charge par l’INRS via le prestataire de la salle.

Après l’événement, le titulaire envoie les messages de remerciement et liens vers les présentations, replays, enquêtes de satisfaction et attestations de présence, selon les publics concernés. Pour les congrès, il peut préparer les recueils de résumés et actes en PDF et les mettre en ligne. Il transmet à l’INRS le fichier complet des inscriptions sous Excel et un bilan financier ; les statistiques de trafic du site sont communiquées selon 3 échéances.

Sécurité numérique et données

L’hébergement doit être assuré en Europe. Les infrastructures et services font l’objet de mesures de sécurité couvrant notamment les accès, mots de passe, cryptographie, protection contre les logiciels malveillants et intrusions, correctifs, incidents et continuité ou reprise d’activité. L’INRS peut faire réaliser un audit de sécurité ; le titulaire doit corriger à ses frais et sans délai toute vulnérabilité critique ou non-conformité majeure. Les données personnelles des inscrits et les échanges du tchat sont supprimés par le titulaire 2 mois après chaque événement ; l’INRS les conserve pendant un an avant anonymisation à des fins statistiques.