Prestations événementielles des 19èmes Journées scientifiques annuelles

Le titulaire met à disposition les espaces du congrès et les moyens nécessaires à leur exploitation. Les zones de pauses et cocktail déjeunatoire, d’exposition des posters et d’installation des stands sponsors doivent être réunies dans un même espace, en préservant la fluidité de circulation et les dégagements. La signalisation intérieure est à assurer par le titulaire ; le logo du CNO est fourni.

L’amphithéâtre, l’auditorium ou la salle de séminaire comprend notamment un écran, la vidéoprojection, le Wi-Fi et l’accès internet, une scène avec pupitre et des sièges pour les tables rondes, ainsi qu’une sonorisation avec console et micros, une console lumière et de l’eau pour les orateurs. Les conférences sont enregistrées en audio pendant les trois jours.

Assistance technique, posters et sponsors

La régie son, lumière, vidéo et visioconférence organise les connexions d’intervenants à distance : création du lien, contact préparatoire et essais avec les orateurs le mercredi matin. Elle permet la projection de l’intervenant et sa participation aux échanges et tables rondes ; la captation vidéo n’est pas demandée. À titre indicatif, 1 à 4 personnes peuvent être connectées à distance.

• Prévoir l’affichage simultané de 80 posters souples, en un seul morceau, de 80 cm de large sur 120 cm de haut, avec une circulation fluide entre les panneaux ; le candidat décrit le mode d’affichage.
• Chaque espace sponsor est de 9 m² et comprend une table nappée d’au moins un mètre, trois chaises, le Wi-Fi et l’électricité. Six sponsors sont indiqués à titre estimatif ; le nombre définitif est communiqué le 30 avril 2027 par bon de commande.
• Le personnel d’accueil assure l’émargement, la remise des badges et mallettes ainsi que le vestiaire. Prévoir portants, cintres et tickets, et un espace privatif fermé à clé pour les organisateurs, à proximité de l’accueil.

Restauration et commande

La restauration, avec service et matériel, relève de la partie variable exécutée par bons de commande ; la mise à disposition des espaces, équipements et personnels relève de la partie forfaitaire. Les effectifs sont indicatifs et peuvent évoluer ; le nombre définitif est communiqué le 30 avril 2027. La consultation attend une réponse distincte pour les composantes forfaitaire et variable.