Organisation et gestion des foires à tout

Le titulaire assure l’organisation, la gestion et l’exploitation des manifestations, conformément au règlement des marchés communaux et foires à tout, aux arrêtés municipaux ainsi qu’aux règles de sécurité, d’hygiène et de salubrité. Le périmètre de déballage et le plan d’implantation sont définis avec la Ville avant chaque manifestation. Le titulaire réalise à ses frais le marquage temporaire des emplacements avant l’ouverture des réservations et le maintient en cohérence avec le plan validé.

Les dates et le calendrier d’ouverture des réservations sont arrêtés chaque année lors d’une réunion préparatoire. Les horaires d’ouverture au public sont fixés de 6h00 à 17h00.

Gestion opérationnelle et logistique

Le titulaire prend en charge :

• La réservation et l’attribution des emplacements, le placement des exposants, la gestion des absences, désistements et litiges, ainsi que le contrôle de l’occupation des espaces.
• L’ouverture et la fermeture des sites, avec la présence obligatoire de placiers habilités en nombre nécessaire de 5h00 à 19h00.
• La gestion des flux et du stationnement des exposants, le respect des zones prévues et le maintien dégagé des voies pompiers et issues de secours.
• La mise en place des dispositifs de sécurisation, notamment barrières et plots, en coordination avec les services municipaux ; les moyens techniques sont mis à disposition par la Ville.
• L’installation de toilettes et, pour certaines foires, leur réservation.

Le titulaire informe sans délai la commune en cas de non-respect du règlement par un exposant afin de permettre les mesures appropriées. Il veille à l’installation et à l’évacuation des exposants, à la bonne tenue des foires et à l’état de l’espace public, et signale rapidement toute dégradation ou tout dysfonctionnement.

Plateforme de réservation et assistance

Une plateforme sans abonnement doit être accessible 24h/24 et 7j/7, hors maintenances programmées, depuis les principaux navigateurs et avec les équipements usuels. Elle permet la gestion complète des réservations, affiche les tarifs en euros et permet l’impression des confirmations de réservation et de paiement. Sa mise en place intervient dans un délai maximal de 30 jours francs à compter de la notification.

Elle doit proposer une interface ergonomique, un parcours comportant un nombre limité d’étapes et une mise à jour permanente des emplacements proposés par rapport au marquage réalisé sur le terrain. Le titulaire fournit gratuitement un support téléphonique, une assistance aux utilisateurs et une réponse ou une solution dans un délai maximal de 24 heures.

En cas d’indisponibilité empêchant les paiements en ligne, il met sans délai et à ses frais une solution alternative permettant les réservations, l’encaissement, l’information des usagers et le traitement des réclamations. Il informe immédiatement le pouvoir adjudicateur de l’incident, des mesures correctives et du délai prévisionnel de rétablissement. Une absence de solution de continuité sous deux heures peut entraîner une pénalité de 50 euros par incident.

Régisseur-placier et encaissements

L’offre désigne un régisseur-placier titulaire et un suppléant, avec leurs CV. Ils sont nommés par la commune avant leur prise de fonction, doivent être joignables en permanence pendant les manifestations et sont seuls habilités à percevoir les droits de place. La commune peut exiger plusieurs placiers, remplacer un intervenant ou contrôler en temps réel l’activité et les registres d’attribution.

Les droits de place sont payés en ligne uniquement par carte bancaire. Des paiements en espèces sont possibles le jour de la manifestation uniquement pour attribuer des emplacements libérés par des absences ou désistements, dans le respect des règles de gestion des recettes publiques. Chaque paiement donne lieu à un justificatif électronique mentionnant la collectivité, l’exposant, la date, le métrage réservé et le tarif appliqué. Les données sont archivées et accessibles à la commune et au comptable public.

Après chaque manifestation, le titulaire transmet un état récapitulatif des réservations, encaissements, annulations, remboursements éventuels et recettes perçues, ainsi qu’un compte rendu administratif et financier comportant au minimum le nombre de participants, les mètres linéaires vendus, les incidents et réclamations et le montant des recettes.

Communication, propreté et suivi

Le titulaire conçoit, imprime et diffuse les supports de promotion en coordination avec le service communication de la collectivité et contribue à la valorisation des événements sur les supports municipaux. Il prend rendez-vous avec le service communal concerné dans les 5 jours suivant la notification de l’attribution.

La collectivité prend en charge le nettoyage, le balayage, l’enlèvement des déchets, l’eau et l’électricité. Le titulaire contrôle la propreté des emplacements, les dépôts d’encombrants et l’état du domaine public avant et après chaque manifestation. Il efface sous une semaine les marques éventuellement réalisées au sol en dehors des secteurs concernés.

Il assure une veille réglementaire et technique continue, assiste la collectivité dans l’application et la mise à jour des règles et signale immédiatement les incidents par téléphone, puis par voie électronique le jour même ou le lendemain d’un jour non ouvré. Les changements d’implantation décidés pour travaux, manifestations exceptionnelles ou sécurité sont pris en charge financièrement et publiquement par la collectivité.

Personnel, contrôle et responsabilités

Le prestataire affecte un personnel en nombre et qualification suffisants, fournit dans le mois suivant l’entrée en vigueur la convention collective ou l’accord applicable, et fait figurer dans la DPGF la répartition des emplois, qualifications, temps complet ou partiel et grilles de rémunération. Le titulaire reste responsable de ses agissements et de ceux de ses préposés. Toute modification d’intervenant nécessite l’accord exprès préalable de l’acheteur et un profil équivalent.

Les pénalités prévues comprennent notamment 50 euros par infraction pour les horaires, 100 euros par jour d’absence du régisseur ou suppléant, 50 euros par mois de retard documentaire, 2 000 euros pour travail dissimulé, 10 000 euros pour sous-traitance occulte et 100 euros par jour pour un remplacement non autorisé ou non équivalent.