Organisation de forums de dialogue politique de haut niveau

Livrables principaux

• Liste consolidée de fournisseurs évalués (minimum 3 sites potentiels par ville).
• Trois plans de facilitation finaux avec guides de session, plans de contingence et matrices d’évaluation des risques.
• Plateforme en ligne de gestion des inscriptions (RSVP) et back-office de suivi des participants.
• Site web/page dédiée centralisée pour agenda, biographies et ressources communes aux événements.
• Brochures imprimées actualisées pour chaque forum (background, agendas, intervenants).
• Listes consolidées de participants et feuilles de présence (une par forum).
• Rapports post-événement de facilitation (un par forum) incluant recommandations organisationnelles.
• Procès‑verbaux complets : enregistrements audio et transcriptions automatisées (IA).
• Ensemble complet de médias et supports (photos, vidéos, retombées presse, etc.).

Préparation et responsabilités pré-événement

• Identification, recrutement et contractualisation des prestataires externes (animateurs, modérateurs, interprètes, techniciens, photographes, vidéastes, etc.).
• Coordination logistique : négociation et gestion des lieux, traiteur, signalétique, salles, équipement audiovisuel, espaces d’exposition (jusqu’à 15 stands).
• Mise en place et paramétrage de la plateforme RSVP et des outils IT nécessaires (gestion listes, relances, rapports).
• Conception et déploiement d’un plan médias pré-événement en coordination avec l’équipe communication désignée.
• Élaboration d’une matrice de risques et plans de contingence opérationnels.
• Coordination des déplacements et logistique des intervenants et VIP (liaison avec agence de voyage désignée).