Organisation du festival musical du Rocher

Le concessionnaire assure l’organisation complète du festival musical : conception artistique, production, coordination, exploitation, commercialisation et gestion administrative, juridique, technique, sécuritaire et financière. Il assume le risque d’exploitation et coordonne les intervenants ainsi que les échanges avec les services municipaux.

La manifestation doit proposer principalement des concerts de musiques actuelles, dans un esprit familial et grand public, avec au minimum 4 concerts et au moins une tête d’affiche par soirée. La programmation doit privilégier les artistes francophones, intégrer une soirée destinée aux adolescents et jeunes adultes, renouveler les artistes d’une édition à l’autre et respecter l’exclusivité géographique autour de Pierrelatte. Les artistes programmés l’année précédente ne sont pas autorisés ; les artistes ne doivent pas se produire dans un rayon de 100 km autour de Pierrelatte entre le 1er juin et le 1er septembre, sauf accord préalable de la Ville.

La Ville valide les têtes d’affiche et peut demander jusqu’à trois modifications de la programmation par édition. Le concessionnaire conserve la maîtrise artistique globale et fournit notamment la ligne artistique, les publics visés, la stratégie de renouvellement et les hypothèses de fréquentation.

Production, technique et logistique

Le concessionnaire prend en charge la location, le transport, l’installation, l’exploitation et le démontage des équipements nécessaires, notamment les régies son, lumière et vidéo, les installations scéniques, les alimentations électriques temporaires, les lignes au sol, l’éclairage complémentaire, la téléphonie et le Wi-Fi de la billetterie, le poste de sécurité, les tours régie, les groupes électrogènes et une tribune de 500 à 600 places.

Il supervise les balances, les captations et retransmissions éventuelles, contrôle les installations et fournit les attestations techniques requises pour les installations électriques, tribunes, espaces scéniques et chapiteaux. Les prestations comprennent aussi l’hébergement et la restauration des artistes et intervenants, les autorisations administratives, les droits d’auteur, les assurances et les démarches liées aux personnels artistiques et techniques.

La Ville met notamment à disposition l’espace scénique, 2 loges fixes, les sanitaires, l’espace billetterie, 50 barrières Vauban, 25 barrières ERAS avec bâche noire, 5 praticables, 3 frigos, 4 barnums de 3 × 4 m, 2 éviers, 1 chapiteau de 6 × 12 m, 40 chaises, 25 tables, 10 extincteurs, 15 plots à sangle, 2 conteneurs marrons, 2 conteneurs jaunes, 5 poubelles à sangles, au maximum 4 armoires amovibles TGBT et certains moyens de sécurité, de nettoyage et de logistique. Le concessionnaire installe le matériel communal et assure tous les équipements non limitativement pris en charge par la Ville.

Sécurité, accueil et services au public

Le concessionnaire coordonne la sécurité avec la Police municipale, les services municipaux compétents, la Préfecture et les services de secours. Il assure la gestion des flux, des jauges, des accès, de la circulation et des premiers secours, ainsi que l’accueil du public, des artistes et des techniciens.

Il met en place les extincteurs, barriérages et passages de câbles, surveille les armoires électriques temporaires, assure les interventions d’urgence, entretient les loges, sanitaires et espaces mis à disposition et restitue les lieux nettoyés et en parfait état. L’accueil des personnes en situation de handicap est matérialisé par un espace dédié.

Le niveau sonore réglementaire doit être respecté pendant les concerts et les balances, avec dispositif de limitation des volumes et relevés acoustiques réguliers. En cas d’annulation, le concessionnaire informe immédiatement le public, les partenaires et les prestataires et organise l’évacuation et la sécurisation des espaces.

Communication, billetterie et restauration

Le concessionnaire élabore et déploie le plan de communication, conçoit les visuels, anime le site et les réseaux sociaux, coordonne les relations presse, publiques et institutionnelles et prend en charge l’impression et la promotion des supports. Les supports doivent intégrer les logos institutionnels, respecter les contraintes du site inscrit et promouvoir notamment les pratiques de mobilité durable.

Il exploite un site internet dédié, peut multiplier les points de vente et conventionne avec l’Office de Tourisme intercommunal de Pierrelatte. Il suit les ventes et le taux de remplissage de chaque concert, assure la numérotation et la traçabilité des entrées et transmet, pour chaque jour de festival, 120 invitations gratuites à la Collectivité, dont 30 invitations par soir pour les places assises et 90 pour les places debout, ainsi que 15 pass « all access ».

Il organise les espaces de bar et de petite restauration, garantit la qualité des boissons et du snacking, prend en charge la restauration et la buvette sur place et privilégie les règlements dématérialisés de type cashless.

Suivi et contrôle

Après chaque édition, le concessionnaire remet un bilan comprenant notamment la fréquentation détaillée par date, les places vendues, les tarifs, les profils des festivaliers, le déroulé des dates, les moyens humains, le calendrier des actions, les litiges éventuels, une revue de presse et un film des temps forts exploitable par la Ville et son office de tourisme.

Il tient à disposition les documents nécessaires au contrôle de la Ville, transmet les autorisations et attestations requises, garantit la sécurité des données personnelles traitées pour le compte de la Ville et restitue les fichiers, supports et droits liés à la communication à l’issue du contrat.