Organisation événementielle, logistique et voyages

Le titulaire organise les déplacements à la demande, en coordonnant les itinéraires avec les voyageurs et en traitant les incidents, notamment les vols manqués ou perturbés. Les vols concernés peuvent être commerciaux ou non standard, y compris charters et vols missionnaires, ainsi que des vols internationaux.

L’hébergement peut être organisé en hôtel, resort ou guesthouse, avec petit-déjeuner. La prise en charge des voyageurs à l’aéroport et leur retour sont à inclure lorsque possible ; pour les participants à un événement, l’hébergement est recherché sur place ou à proximité.

Les prestations comprennent également des indemnités journalières locales et internationales, ainsi que, sur demande, le remboursement des trajets en taxi entre l’aéroport et l’hôtel. Les paiements aux bénéficiaires suivent un échéancier de 75 % et 25 % : pour les déplacements locaux, l’avance est versée à l’arrivée ; pour les déplacements internationaux, elle l’est avant la mission. Le solde est versé sur présentation de justificatifs : cartes d’embarquement, reçus d’hôtel ou de taxi, ou déclaration de perte sur l’honneur accompagnée du rapport de retour de mission. Le paiement requiert une copie de la pièce d’identité du bénéficiaire et se fait sur son compte bancaire ; pour les déplacements internationaux, une carte Visa prépayée peut être organisée en alternative.

Salles et services événementiels

Le titulaire réserve des salles de réunion ou de conférence selon les besoins exprimés, notamment l’emplacement souhaité, le nombre de participants, la durée de l’événement et le niveau de soutien informatique et audiovisuel. Les salles doivent disposer au minimum de :

• thé ou café et viennoiseries le matin et/ou l’après-midi ; déjeuner si l’événement dure une demi-journée ou davantage ;
• écran, projecteur et alimentation sans interruption (UPS), Wi-Fi et prises électriques adaptées ;
• deux microphones si l’événement réunit plus de 20 personnes, ainsi qu’une table d’inscription au-delà de ce même seuil.

Sur demande, et notamment si le lieu ne les fournit pas, d’autres prestations peuvent être organisées : soutien informatique et audiovisuel, diffusion vidéo en direct, restauration, décoration avec plantes ou fleurs, et impression ou communication.

Services complémentaires et coordination

Le titulaire organise également la location de véhicules avec chauffeur et la mise à disposition d’escortes de sécurité, sur demande. Il doit pouvoir traiter les demandes en dehors des heures habituelles, le week-end ou les jours fériés si nécessaire, coordonner les échanges avec les voyageurs et régler rapidement les prestataires et bénéficiaires. Les prestations de tiers sont soumises à validation avant leur mise en œuvre ; tout sous-traitant doit être préalablement approuvé et faire l’objet de vérifications.

Le titulaire adapte ses méthodes au contexte local et aux capacités logistiques disponibles, et respecte les règles applicables dans le pays où les services sont exécutés.