Prestations d’agence de voyages et services associés

Le titulaire organise les déplacements de la délégation du projet, notamment les réservations et l’émission de billets d’avion aller-retour. Le DQE estime 36 billets aller-retour de moyen-courrier. Les vols directs sont privilégiés, sauf impossibilité ou contrainte tarifaire majeure justifiée par le titulaire ; les correspondances sont coordonnées lorsque le vol direct n’est pas possible.

La prestation comprend également la gestion des modifications et annulations après émission, selon les conditions tarifaires et la possibilité offerte par le transporteur, ainsi que l’assistance en cas d’incident ou de changement de programme. Le titulaire fournit les documents nécessaires au voyage, dont billets, cartes d’embarquement et visas, et conseille les voyageurs. Le bordereau comporte aussi des postes de location de véhicules de courte durée et de billetterie maritime aller-retour.

Transport pendant l’immersion

Le titulaire organise et réserve un transport routier de type bus et assure la gestion quotidienne des déplacements de la délégation, en lien avec les équipes accompagnatrices du GIP CARIF OREF. Le bordereau prévoit un forfait d’une semaine pour 60 personnes. Les pièces indiquent par ailleurs 32 apprenants et 4 accompagnants, et mentionnent une répartition de 17 personnes de La Réunion et 19 de Mayotte : ces effectifs ne concordent pas avec les 60 personnes du poste de transport routier.

Hébergement et repas

Le titulaire sélectionne les établissements selon les critères de qualité et la politique de voyage du GIP CARIF OREF, puis réserve et gère les séjours. Le besoin prévoit un hôtel de niveau 3 étoiles ou plus si nécessaire, avec chambres individuelles équipées de toilettes, douche et climatisation, ainsi que petit déjeuner, déjeuner et dîner. Les modifications et annulations de réservation, et l’information des voyageurs, sont également prévues.

Services associés et suivi

Sont également demandés l’assistance pour les formalités administratives, notamment visas et vaccinations, ainsi que des assurances voyage couvrant l’annulation, l’assistance et le rapatriement.

Le titulaire est soumis à une obligation générale de moyens, doit respecter les délais de réponse et les normes applicables au secteur du voyage, protéger les données personnelles conformément au RGPD et mettre à disposition un interlocuteur dédié. Un échange direct et régulier avec le responsable de projet est prévu pour préparer le déplacement et établir les bilans des prestations. Le titulaire doit justifier d’une assurance couvrant sa responsabilité civile professionnelle et les risques liés à l’exécution du marché.