Prestations d’agence de voyages pour déplacements professionnels

Le titulaire prend en charge les réservations et la gestion des déplacements individuels et de groupe, des titres de transport, des hébergements et des locations de véhicules. Il assure également le règlement direct des fournisseurs, afin que les agents n’aient pas à avancer les frais.

Transports et réservations

Pour les trajets aériens et ferroviaires, le titulaire analyse les demandes et présente, lorsque l’offre le permet, au moins trois propositions. Si plusieurs compagnies aériennes desservent la destination, les propositions aériennes proviennent d’au moins deux compagnies. Elles précisent notamment les itinéraires, les possibilités de modification ou d’annulation et les contraintes associées. Les billets électroniques sont proposés systématiquement lorsque disponibles ; les autres formats sont fournis à la demande. Le titulaire gère aussi les échanges, modifications et annulations autorisés par les titres, ainsi que les déplacements de groupes et l’assistance aux démarches de visa.

La politique de voyage prévoit la classe économique en avion et la deuxième classe en train, sauf autorisation de la classe immédiatement supérieure. Le train est privilégié pour son impact environnemental. Pour les déplacements hivernaux en zone de montagne, les véhicules loués doivent être équipés de pneus hiver, à l’exclusion des pneus quatre saisons.

Hébergement et services associés

Le titulaire réserve des chambres simples ou doubles incluant la nuitée et, le cas échéant, le petit déjeuner. Il assure leur disponibilité jusqu’à l’arrivée du voyageur et remet un bon d’échange ou voucher. Pour un hébergement individuel, aucune annulation ne donne lieu à des frais jusqu’à la veille de l’arrivée. Les extras — notamment bar, minibar, appels téléphoniques ou accompagnant — sont exclus et doivent être réglés par la personne hébergée avant son départ.

Les prestations annexes peuvent comprendre les transferts, assurances voyage, visas, abonnements de transport, parking et bagages. Le titulaire organise également les locations de véhicules et fournit les justificatifs permettant leur prise en charge.

Assistance, délais et suivi

Les demandes standard sont traitées sous 6 heures au maximum ; une demande urgente par téléphone appelle une réponse immédiate. La livraison d’un billet dématérialisé ou d’un voucher intervient sous 1 heure, celle d’un billet papier sous 1 jour. Les modifications ou annulations de titres sont prises en charge dans les 2 heures suivant une demande téléphonique, à confirmer par courriel.

Une assistance à distance est disponible 24 h/24 et 7 j/7 par numéro gratuit et adresse électronique suivie en temps réel. Le titulaire constitue et actualise les profils voyageurs, maintient les données confidentielles et les restitue sous format tableur non propriétaire au moins six mois avant la fin de l’accord-cadre.

Le suivi comprend des exports téléchargeables et une transmission périodique automatisée : état statistique consolidé mensuel, bilan annuel transmis au plus tard le 10 janvier, ainsi que les états complémentaires demandés. Les données doivent être exploitables, fiables et cohérentes. Le titulaire conserve notamment les informations de suivi des titres vendus, dont l’empreinte environnementale, et fournit le reporting environnemental prévu au marché.