Organisation événementielle de l’arbre de Noël et des repas de fin d’année 2026

Organisation, de 14 h à 18 h, d’un arbre de Noël à destination des enfants du personnel communal, sur un site privatif ouvert ou fermé, situé sur le territoire de Saint-Denis et adapté aux conditions climatiques. L’accueil prévu est d’environ 1 700 personnes, dont environ 800 enfants présents simultanément.

Le titulaire fournit un lieu sécurisé comprenant le stationnement et la gestion des flux. Le site doit être accessible dès 9 h au personnel municipal pour la livraison, le pointage et l’installation des paniers goûter. La sécurité, à la charge du titulaire, inclut le dispositif Vigipirate, la sécurité incendie, le secours à la personne et la coordination du dispositif; la propreté est maintenue pendant la manifestation. L’espace de spectacle comprend des places assises pour au moins 200 personnes, un espace de représentation, une arrière-scène pour les artistes et des attentes pour branchements électriques.

Scénographie, animations et jeux

La scénographie immersive décline le thème d’un Noël responsable, durable et magique à La Réunion, avec des éléments inspirés de la nature, du végétal et de la biodiversité réunionnaise. Elle privilégie le réemploi, les matériaux naturels, recyclés ou recyclables et les structures réutilisables.

Le dispositif décoratif comprend notamment un sapin de grande hauteur, un ou deux emplacements décorés pour les photos avec le Père Noël, des espaces pour les animations et jeux, un espace de distribution des paniers goûter de type chalet, un espace bar et des points identifiés pour les glaces et les crêpes. Au moins 8 chalets sont prévus pour répartir les paniers goûter par centaines; les guichets sont tenus par des agents de la Ville. Les espaces de distribution sont équipés de tables et de chaises en quantité suffisante. L’offre technique présente un catalogue des décorations, leurs composants, un plan d’implantation et l’équipe affectée.

Le titulaire prévoit :

• un animateur podium pour l’après-midi;
• une personne costumée en Père Noël, présente sur son stand pendant toute la manifestation pour les prises de vues;
• 6 personnes formées au maquillage pour enfants, réparties en au moins 3 stands de 2 personnes, avec le matériel et les fournitures nécessaires;
• une sonorisation adaptée au site et au public, avec musique d’ambiance et discours audibles.

Les jeux et attractions, variés et adaptés aux âges, couvrent notamment les moins de 3 ans et les tranches 0–3 ans (90 enfants), 4–6 ans (130), 7–9 ans (280) et 10–12 ans (300). Le nombre proposé doit limiter l’attente. Du personnel régule les entrées et sorties en fonction de l’âge, de la taille et de la capacité de chaque attraction. Le titulaire fournit les rapports de vérification technique à jour, y compris la conformité électrique, la liste des moyens de secours et du personnel affecté à la sécurité, le catalogue et les modalités d’installation; chaque attraction dispose de ses propres extincteurs et une attestation de montage est présentée le jour de l’implantation. Les animations peuvent inclure des ateliers de plantation, de compostage ou de biodiversité, ou une proposition équivalente en lien avec le thème.

Goûter, boissons et spectacles

Chaque enfant reçoit sur place une glace et une crêpe au sucre ou au chocolat. Deux parfums de glace au minimum sont proposés; les quantités maximales prévues sont de 1 000 glaces et 1 000 crêpes. La Ville remet aux enfants des tickets distincts pour chaque produit; le personnel des stands vérifie qu’ils ne sont pas réutilisés. Le dispositif comprend au minimum 3 points de distribution des crêpes et 1 pour les glaces.

Un bar permanent à volonté propose des boissons fraîches non alcoolisées, variées, dont jus de fruits (hors nectars et jus à base de concentré), sirops, boissons gazeuses, eau plate et eau pétillante. Les marques de premier prix sont proscrites. Gobelets, contenants et consommables sont réutilisables, compostables ou recyclables.

Le titulaire propose au moins 2 spectacles, d’une durée totale d’environ 1 h 30, adaptés respectivement aux enfants de 0 à 6 ans et de 7 à 12 ans. Le spectacle doit être visible de tous; si un podium est nécessaire, il est décoré selon le spectacle ou le thème. Des places assises en quantité suffisante sont prévues pour les enfants et leurs accompagnateurs. Le spectacle est choisi d’un commun accord à partir du catalogue présenté.