Organisation de l’événement Rézo de la marque La Réunion

Le titulaire coordonne l’événement avant, pendant et après sa tenue, prévu pour près de 160 participants. Il établit le rétroplanning et le conducteur général, organise les réunions préparatoires avec la Région, suit les prestations et coordonne les intervenants, les prises de parole et le protocole. Il anticipe les besoins techniques et logistiques, prévoit la gestion des imprévus et assure une présence opérationnelle pendant l’événement.

Accueil et aménagement

La Région prend en charge les invitations, inscriptions, relances, confirmations, émargement et accueil des participants. En coordination avec elle, le titulaire conçoit, réalise et imprime les badges à partir des informations transmises, et prépare les documents, supports ou kits d’accueil le cas échéant.

Le titulaire coordonne le site d’accueil et prend en charge l’aménagement des espaces, la signalétique, la sonorisation, la projection et l’affichage, l’éclairage scénographique, le mobilier et les moyens techniques dédiés aux ateliers. Il fournit l’assistance technique pendant l’événement. Le traiteur et les conférenciers sont exclus du lot.

Photocabine et livrables

Le titulaire installe et personnalise aux couleurs de la marque une photocabine louée, avec accessoires personnalisés. Le dispositif permet l’impression instantanée sans limitation du nombre de tirages pendant l’événement et la mise à disposition des photos au format numérique ; une assistance technique est assurée durant toute la manifestation.

Les livrables comprennent le conducteur détaillé (déroulé, horaires, temps forts et besoins associés), le plan d’implantation, le dossier des moyens humains, matériels et techniques, les supports de signalétique et d’habillage, les badges et supports d’accueil, ainsi que les éléments nécessaires aux espaces d’ateliers et animations. Un bilan de réalisation est remis.