Organisation de congrès interrégionaux

Le titulaire conçoit et coordonne chaque édition, du cadrage budgétaire à la clôture des comptes. Le format indicatif est une journée de congrès, avec une moyenne de 250 participants et un objectif annuel d’au moins 150 congressistes payants.

Pilotage et programme scientifique

Le titulaire assure le secrétariat du comité d’organisation et du comité scientifique, prépare et anime leurs réunions, rédige les comptes rendus et tient à jour le rétroplanning, le chemin de fer du programme et le suivi des intervenants. Les comptes rendus sont transmis sous sept jours calendaires. Pour chaque séquence, il propose au comité scientifique au moins deux profils d’intervenants ou de modérateurs. Aucune sollicitation formelle ne peut être faite avant validation écrite du comité ou de ses copilotes. Il accompagne ensuite les intervenants : biographies, transports, hébergements, supports de présentation, réunions préparatoires et remboursements de frais.

Le volet scientifique comprend notamment une note d’orientation, des fiches de proposition d’intervenants, des versions successives du programme et l’archivage des comptes rendus et supports dans un espace documentaire partagé.

Logistique et accueil

Le titulaire recherche et négocie les lieux et prestataires, coordonne leur intervention et suit leurs factures. La configuration indicative prévoit une salle plénière de 200 à 300 places avec équipement audiovisuel permettant la captation et, le cas échéant, la retransmission, ainsi que des espaces pour les stands, les pauses, le déjeuner et, éventuellement, la soirée et le dîner de la veille. Il prépare le plan d’installation des stands, organise les temps de restauration, les hébergements et l’accueil, gère les inscriptions en ligne, pointe les présences et remet les attestations et questionnaires d’évaluation.

Communication, partenariats et gestion financière

Les prestations comprennent la création du visuel et de la charte graphique, la réalisation et la diffusion des programmes, les campagnes d’e-mailing, la création et l’hébergement d’un site dédié, l’animation des réseaux sociaux et les relations presse. Le titulaire recherche des partenaires et contributions, prépare les offres, contractualise avec les exposants et suit leur facturation et leurs règlements.

Il préfinance les opérations et gère un compte bancaire dédié recevant les recettes et réglant les dépenses du congrès ; aucune opération liée au congrès ne peut être réalisée hors de ce compte. Une comptabilité analytique est tenue, avec reporting financier mensuel puis hebdomadaire durant le trimestre précédant le congrès. Le titulaire remet les justificatifs, arrête les comptes avec les trésoriers des deux FHR et clôture les comptes dans l’année suivant le congrès.

Évaluation et démarche responsable

Le titulaire diffuse et exploite un questionnaire de satisfaction et remet un bilan qualitatif, quantitatif et financier comprenant l’impact environnemental et l’accessibilité. Les mesures prévues comprennent la limitation des impressions et des déchets, une restauration de saison et locale, ainsi que l’incitation aux mobilités partagées.