Organisation de la cérémonie des vœux 2027

Le titulaire recherche et loue une salle, complétée si besoin par des chapiteaux, puis coordonne l’aménagement, la décoration et la restauration pour accueillir environ 300 convives. Le site proposé doit se trouver sur le territoire de l’une des 12 communes membres de la CAESM.

Accueil et aménagement

• Prévoir un parking suffisant, un accès PMR, des loges pour les artistes, un ou plusieurs espaces traiteur avec armoires réfrigérées et un nombre de toilettes adapté à 300 convives à table.
• Prévoir les espaces nécessaires aux allocutions, au groupe live de 9 musiciens et à un autre spectacle, ainsi que tables et chaises pour 300 personnes, une piste de danse, au minimum 2 points buffets et 1 ou 2 bars.
• Fournir, livrer, installer, mettre en place puis retirer les équipements et mobiliers nécessaires; aménager les espaces d’accueil, de réception et de restauration.

Décoration et restauration

• Décorer et mettre en ambiance le site selon l’identité visuelle et institutionnelle de l’EPCI et la thématique « développement durable / transition écologique », avec éléments floraux et lumineux, signalétique et accessoires nécessaires. Les compositions florales achetées restent la propriété de l’EPCI et lui sont remises à la fin de la prestation.
• Fournir et servir tables, nappages, verreries et vaisselle nécessaires, un apéritif, un dîner complet sous forme de buffet (entrée, plat, dessert) et un candy bar.
• Fournir les boissons prévues: eau plate et gazeuse, boissons sans alcool, alcool, vin, thé et café. Le champagne est fourni par l’Espace Sud.

Le titulaire démonte, range et évacue les équipements et éléments qu’il a apportés, puis remet en état les espaces utilisés. Il coordonne les prestations du lot pour garantir une installation cohérente et adaptée au site et au nombre de participants. Exécution dans le respect des règles d’hygiène, de sécurité, de qualité des denrées alimentaires, de gestion des déchets et de protection de l’environnement.