Organisation et coproduction d’assises nationales

Le titulaire assure la direction de projet, la coordination générale et la coproduction des Assises, du lancement jusqu’à la clôture administrative et financière. Il conseille le CHU, coordonne les prestataires, intervenants, exposants et partenaires, maîtrise les interfaces et suit les délais, les coûts, la qualité, la fréquentation et les risques. Un directeur de projet est désigné comme interlocuteur privilégié. La gouvernance prévoit un comité de pilotage mensuel, un comité projet hebdomadaire à compter des six mois précédant l’événement, ainsi que des réunions exceptionnelles à la demande du CHU. Les comptes rendus sont transmis dans les cinq jours ouvrés.

Le pilotage s’appuie notamment sur un rétroplanning, une cartographie des risques actualisée, un tableau de bord de projet et un suivi financier des dépenses, recettes, partenaires, exposants et inscriptions. Le titulaire présente des scénarios correctifs et d’optimisation en cas de risque ou d’écart.

Développement commercial et partenariats

Le titulaire construit et met en œuvre une stratégie de développement commercial : segmentation des prospects, plan d’action, calendrier de prospection, argumentaires et fidélisation. Il mobilise son réseau et une base de données lui appartenant, dédiée au secteur de la santé, et suit aussi les contacts transmis par le CHU.

La mission comprend la prospection auprès d’acteurs de la santé, de la recherche, du numérique et de l’innovation, ainsi que la conception de l’offre de partenariat et de sponsoring : niveaux de partenariat, contreparties, espaces de visibilité, modalités d’exposition et prestations complémentaires. Sont notamment préparés les dossiers et conventions de partenariat, propositions commerciales et fiches techniques exposants, soumis à validation du CHU. Le titulaire accompagne aussi la recherche de mécénat et le suivi des négociations jusqu’à contractualisation.

Inscriptions, participants et intervenants

Le titulaire fournit une plateforme d’inscription sécurisée, compatible avec les appareils mobiles et les principaux navigateurs. Elle permet la gestion des catégories tarifaires, invitations, inscriptions individuelles et collectives, listes d’attente, confirmations, factures, justificatifs, annulations, paiements en ligne et statistiques en temps réel. Il assure le suivi quotidien des inscriptions et propose un plan correctif si la fréquentation prévue est compromise. L’objectif indicatif est d’au moins 600 participants par journée, dans la limite des capacités du lieu.

La relation participants comprend le traitement des demandes, l’assistance téléphonique et électronique, le suivi des situations particulières et les modifications d’inscription. Sur place, le titulaire organise l’accueil, les files, la remise des documents et badges, l’orientation, ainsi que le flashage des participants à chaque conférence. Il suit et évalue la satisfaction et produit les indicateurs associés.

En lien avec les comités concernés, il coordonne les intervenants, recueille biographies, photographies, résumés et présentations, contrôle les formats et prépare les conducteurs de séance. Selon les besoins définis par le CHU, il prend en charge les réservations de transport et d’hébergement, les transferts locaux, l’accueil personnalisé et les demandes spécifiques. Il organise le filage général et la captation en direct.

Communication et valorisation

Le titulaire élabore et pilote un plan de communication couvrant le cycle de l’événement, soumis à validation préalable du CHU. La mission comprend la stratégie digitale, les campagnes d’e-mailing et newsletters, les réseaux sociaux et, le cas échéant, les campagnes sponsorisées, vidéos promotionnelles, teasers et interviews. Les relations presse peuvent être sous-traitées et comprennent notamment fichier presse, communiqués, dossier de presse, invitations, relances et accueil des journalistes ; les communications aux médias sont préalablement validées par le CHU.

Le titulaire conçoit, développe, administre et maintient le site dédié : présentation de l’événement, programme, intervenants, inscriptions, informations pratiques, partenaires, actualités et espaces presse. Le site doit être responsive, sécurisé, conforme au RGPD et optimisé pour le référencement naturel. L’hébergement, les sauvegardes, les mises à jour de sécurité et la maintenance corrective sont inclus. À la fin de la prestation, le CHU reçoit les accès techniques et les droits et éléments prévus, dont le nom de domaine s’il a été acquis dans le cadre du marché.

Après l’événement, le titulaire accompagne la diffusion des replays, la valorisation des photographies, la mise à disposition des présentations sous réserve de l’accord des intervenants et le suivi des statistiques et retombées médiatiques.

Livrables et exigences d’exécution

Les documents de pilotage, plans, budgets prévisionnels, tableaux de bord, états de fréquentation et rapports d’incidents sont remis au CHU sous format modifiable et en PDF. Le titulaire élabore un plan de continuité d’activité couvrant notamment les absences d’intervenants, défaillances de prestataires, pannes techniques, incidents d’inscription et événements majeurs. Il remet un retour d’expérience et des recommandations ; les bilans financier, commercial, partenariats, fréquentation et communication, l’analyse des questionnaires de satisfaction et les statistiques détaillées sont remis au plus tard trois mois après l’événement.