Organisation d'un événement interne

Recherche et privatisation du lieu

Identification et présélection d'un ensemble de lieux privatisables adaptés aux configurations (discours, remise de médailles, animations, concert) avec option de repli couvert et accessibilité PMR.
Fourniture de fiches descriptives pour chaque proposition (caractéristiques techniques, capacités, coûts, disponibilités, conditions de privatisation).
Négociation des conditions de privatisation et organisation de visites préalables si nécessaire.

Coordination technique et logistique

Élaboration et pilotage du rétroplanning global, coordination des réunions de préparation et des plannings de livraison/montage/démontage.
Gestion des commandes fournisseurs, suivi des prestations techniques (scène, sonorisation, éclairage, vidéo, captation son et image) et montage d'une régie technique.
Gestion des flux, sécurité, signalétique, vestiaire, stockage et gestion des déchets avec plan de tri et limitation des emballages à usage unique.

Coordination des intervenants et régie

Identification, contractualisation et coordination des intervenants (animateurs, artistes, techniciens), planning de répétitions et logistique d'accueil (loges, accueil, émargement, badges).
Présence d'un régisseur dédié le jour J, supervision technique, gestion des incidents, comptes rendus techniques et archivage des livrables (rushes, captation, photos).

Restauration et gestion alimentaire

Conception et mise en œuvre de l'offre de restauration (collation d'accueil, déjeuner buffet ou service assis, boissons) avec transparence sur origine et nature des produits.
Respect d'objectifs de durabilité alimentaire (produits locaux/frais/saisonniers, vaisselle réutilisable, gestion des déchets) et prise en compte des régimes alimentaires (options végétariennes et autres régimes spécifiques).

Animations, activités et cérémonie

Conception d'animations collaboratives et accessibles (team-building, quiz, escape game, activités interactives) et proposition d'un concert impliquant des salariés.
Préparation d'un espace scénographique dédié à une cérémonie (pupitre, micros, supports visuels et sonores) et coordination des temps de parole.

Gestion des participants et services annexes

Plateforme ou outil d'inscription et de pointage, organisation éventuelle des transports, remise de badges et gestion des flux.

Livrables attendus

Dossier de proposition technique complet (note technique, rétroplanning, propositions de lieux, plan restauration, description des animations, plannings opérationnels).
Bilans post-événement et rapport final incluant bilan technique, évaluation et recommandations, et restitution des livrables multimédias (montage, rushes, photos).

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

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