Choix du lieu et organisation opérationnelle pour IEC 2030

Objet

Mise à disposition d'un site unique (ou solution multi‑sites strictement cohérente) comprenant espaces plénières, salles de commissions/ateliers, salles techniques, bureaux pour secrétariat, espaces networking, exposition, restauration, loges/back‑office, vestiaires/consignes et accueils.

Capacités et configurations exigées

Salle plénière modulable en configuration « salle de classe » pour 350–500 personnes (tables, prises, micros, écrans, sonorisation, captation/enregistrement, dispositif hybride).
2 salles grandes capacités ~200–250 personnes.
Minimum 2 salles intermédiaires 100–150 pers. (option 3ème possible).
Ensemble de salles techniques permettant 15 salles mobilisables simultanément (capacité d'extension à ~25 salles pour comités/sous‑comités).
Espace jeune‑pro : salle principale ~150 pers. + sous‑groupes ; salles fermées sécurisées pour dirigeants ; bureaux/espaces travail sécurisés et connectés pour Secrétariat central ; petites salles 6–20 pers. pour bilatérales.

Équipements et services liés au site

Description détaillée exigée pour chaque espace : équipements AV fixes (écrans, vidéoprojecteurs, murs d'image), systèmes de sonorisation, micros (fixes, HF, de table), pupitre/prompteur, régies fixes ou mobiles, possibilités de captation/enregistrement/retransmission et cabines d'interprétation si disponibles.
Capacités électriques et raccordements complémentaires, connexions réseau filaires, Wi‑Fi et options de réseau dédié/sécurisé, administration IT et supervision technique avec modalités d'intervention.
Indication explicite de ce qui est fourni par le site versus prestations externes imposées ou à prévoir.

Livrables attendus pour la proposition

Proposition motivée de lieu (ou combinaison) avec conditions générales et proposition tarifaire.
Pour chaque espace : capacité maximale autorisée, configurations possibles, équipements inclus, prestations facturées en supplément, prestations optionnelles, contraintes d'exploitation et coûts associés.
Estimation détaillée des coûts des prestations techniques liées au site.

Options et prestations additionnelles

Offre chiffrée en option : dispositifs d'accueil/émargement, personnel accueil, vestiaires renforcés, contrôle d'accès, signalétique, stands exposants, connectivité renforcée, prestations AV complémentaires, sécurité/sûreté, accompagnement logistique.

Contraintes opérationnelles et exigences RSE / sécurité

Démarche événement responsable attendue (tri des déchets, gestion denrées non consommées, préférence pour solutions réutilisables/recyclables) ; prise en compte possible d'ISO 20121.
Exigences de sécurité de l'information (alignement attendu sur ISO/IEC 27001 pour fournisseurs) et conformité RGPD pour traitements de données.

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

Lot 1: Location du lieu