Organisation des élections des représentants de locataires

Constitution et traitement des listes électorales

• Récupération, traitement et mises à jour successives des listes électorales selon planning fourni.
• Format d'adressage exigé : fichier ASCII à longueur fixe de 1 679 caractères par enregistrement ; le titulaire précisera le format/composition exacts des fichiers attendus.
• Échanges informatiques préférentiellement par messagerie électronique.

Matériel de vote par correspondance

• Conception et production personnalisée pour chaque électeur : porte‑adresse, bulletin de vote A4 (recto ou recto/verso), profession de foi, enveloppes personnalisées ou solution « T » selon option.
• Bon à tirer soumis aux représentants des listes pour validation ; réédition et réexpédition en cas de perte.
• Si recours à codes-barres ou procédé équivalent : contrôle des doublons, rapprochement avec la liste nominative et garanties d'anonymat (codes non recoupables) conformes aux recommandations CNIL.
• Possibilité de mise en place d'une boîte postale dédiée et gestion des autorisations postales (modalités à détailler par le candidat).
• Pour ce lot : engagement d'un commissaire de justice pris en charge par le titulaire pour attester édition, mise sous pli et remise en poste, avec procès‑verbal.

Matériel de vote par voie électronique

• Hébergement des systèmes de vote sur serveur localisé sur le territoire national.
• Génération et chiffrement d'identifiants et mots de passe personnels ; possibilité de régénération et gestion de l'invalidation des anciens identifiants.
• Compatibilité et accessibilité sur systèmes d'exploitation et navigateurs usuellement utilisés.
• Audit/expertise indépendante couvrant logiciel et infrastructure avant le scrutin et sur les étapes postérieures (dépouillement, archivage).
• Bon à tirer du matériel électronique à valider par les représentants des listes.

Acheminement et affranchissement

• Acheminement du matériel de correspondance via La Poste (écopli notamment) ; modalités d'affranchissement détaillées par le titulaire et justificatifs fournis.

Bureau de vote et dépouillement

• Organisation complète du bureau de vote : préparation, simulation préalable pour vérification du secret du vote, scellement/décellement des urnes, dépouillement des scrutins papier et électronique, comptages officiels.
• Présence du commissaire de justice pour attestation et conservation sous scellés des fichiers supports (programmes exécutables, fichiers d'émargement, résultats, sauvegardes) confiée au commissaire selon procédure.
• Production et remise des procès‑verbaux réglementaires.

Archivage, sécurité et conformité

• Conservation et scellage des éléments supports conformément aux prescriptions, sous contrôle du commissaire de justice pour les éléments concernés.
• Respect des prescriptions CNIL et du Code de la construction et de l'habitation applicables ; dispositions de confidentialité et traitement des données personnelles conformes à l'annexe RGPD.

Livrables

• Planning de mise en oeuvre et paramétrage, démonstration de la solution, productions statistiques pendant et après scrutin, procès‑verbaux et jeux de résultats dans formats techniques précisés.