Organisation d’un échange scolaire

Le prestataire coordonne les prestations d’un échange scolaire pour 23 participants : 21 élèves et 2 accompagnateurs. Les élèves étant hébergés dans des familles d’accueil, l’hébergement à organiser concerne uniquement les deux adultes.

Transport ferroviaire

Prévoir les billets aller-retour pour les 23 participants, les réservations de places pour le groupe et les éventuels frais de réservation et de dossier. Une solution faisant appel à Eurostar et à des correspondances ferroviaires adaptées est privilégiée.

La proposition indique les horaires envisagés, les correspondances et la durée totale des trajets, ainsi que les conditions de modification et d’annulation des billets et les règles applicables si le nombre de participants change. Les correspondances doivent être simples et les horaires adaptés à un groupe scolaire.

Visites et activité

Organiser les prestations pour l’ensemble des 23 participants :

• visite libre de la cathédrale, avec indication des éventuels droits d’entrée, frais et modalités de réservation, et des contraintes applicables aux groupes scolaires ;
• visite du Musée du Chocolat, entrées pour les 21 élèves et les 2 accompagnateurs, et réservation d’un créneau adapté à un groupe scolaire ;
• visite du Musée Farina – Musée du Parfum, entrées pour les 21 élèves et les 2 accompagnateurs et réservation du créneau ;
• croisière sur le Rhin, avec indication de la compagnie, du parcours, de la durée, du lieu et de l’horaire d’embarquement.

Pour les deux musées et la croisière, préciser les tarifs de groupe ou scolaires, les éventuelles gratuités pour les accompagnateurs, les frais de réservation et les conditions de modification ou d’annulation.

Hébergement et repas des accompagnateurs

Prévoir deux chambres individuelles pour les accompagnateurs, avec petit-déjeuner inclus et accès pratique aux transports en commun. L’offre précise l’établissement, sa catégorie, le type de chambres, les horaires d’arrivée et de départ, les conditions d’annulation, les éventuelles taxes de séjour et les frais supplémentaires.

Organiser les petits-déjeuners, déjeuners et dîners des deux accompagnateurs, ainsi que des pique-niques lors des sorties lorsque nécessaire. Indiquer le nombre exact de repas compris, leur nature, les modalités de fourniture des pique-niques, les suppléments éventuels et les conditions applicables aux allergies ou régimes spécifiques.

Assurances et conditions d’annulation

Présenter séparément une proposition d’assurance annulation pour les prestations réservées, afin que l’organisateur puisse décider librement d’y souscrire. Dans la mesure du possible, la couverture comprend les billets de train, visites et activités, croisière, hébergement, restauration réservée et frais non remboursables. Détailler garanties, motifs couverts, exclusions, franchises, plafonds, délais de déclaration, justificatifs et modalités de remboursement ; joindre les conditions générales et, le cas échéant, particulières.

Indiquer également, pour chaque prestation, la date à partir de laquelle des frais d’annulation s’appliquent, leur montant ou pourcentage, les possibilités de remboursement, les conditions de modification et les règles en cas de réduction du nombre de participants. Préciser les conditions de réservation et de paiement, l’acompte, le calendrier des règlements et si le prix est ferme ou révisable.

Le devis détaille séparément chaque prestation, les frais de dossier et de réservation, les assurances et les coûts supplémentaires, et distingue clairement les prestations incluses et non incluses. Joindre le descriptif des prestations, les conditions générales de vente, les conditions d’annulation et les coordonnées d’un interlocuteur chargé du suivi.