Organisation de deux événements anniversaire

La mission couvre la conception, l’organisation et la coordination d’un événement anniversaire interne et d’un gala de clôture. Pour chacun, le candidat doit proposer deux concepts distincts ; après attribution, le concept retenu est choisi avec le titulaire et les principales prestations doivent être validées avant toute réservation ou tout engagement auprès d’un tiers.

Événement anniversaire. Événement interne prévu pour environ 250 personnes, en format réception debout avec quelques tables et chaises sans dressage, accompagné d’animations et d’activités.

Gala de clôture. Réception debout avec animations et spectacle, destinée à un public estimé entre 400 et 500 personnes ; le chiffrage de référence doit être établi pour 500 personnes.

Préparation et conduite des événements. Pour les deux prestations, le titulaire organise les réunions préparatoires, recherche les lieux, fournisseurs, activités et prestataires de restauration, gère les invitations, relances et inscriptions, réserve les prestations et coordonne les intervenants. Il assure également la coordination et l’animation le jour de chaque événement, ainsi que la fourniture, l’installation et la mise en service du matériel nécessaire.

Le mémoire doit notamment exposer les moyens humains et matériels, un planning des préparatifs et de l’événement, les propositions de lieux et d’animations, la répartition des rôles, la coordination des prestataires, la gestion des imprévus et les modalités de collaboration avec les équipes de l’organisme. Le titulaire doit être force de proposition et disposer d’un interlocuteur dédié. Il justifie d’une assurance couvrant spécifiquement l’organisation événementielle.

La prestation de photographe officiel est expressément exclue du périmètre et prise en charge directement par l’acheteur.