Accompagnement, organisation, mise en œuvre et gestion des 20 ans de la CPR

Le titulaire accompagne la CPR de la préparation à la réalisation de l’événement, conseille le format, le concept, le programme et le déroulé, et agit comme interlocuteur unique des intervenants, cotraitants, sous-traitants et bailleurs. Il désigne un référent expérimenté et un suppléant capables de prendre les mêmes décisions. Les réunions peuvent se tenir en présentiel ou à distance ; leurs comptes rendus sont transmis sous format électronique modifiable.

Le fil rouge est « 20 ans d’engagement collectif et vision 2030 ». Le programme comprend un temps institutionnel, un déjeuner convivial et un temps collectif participatif, avec un maître de cérémonie proposé par le titulaire. La CPR conserve la maîtrise des messages institutionnels, des prises de parole, des contenus et du choix final des intervenants et animations.

Livrables et préparation :

• rétroplanning et tableau d’avancement actualisés ;
• programme détaillé, dossier des animations et activités, feuille de route de la veille et du jour J ;
• récapitulatif détaillé des dépenses au format Excel ;
• plans d’accès à l’événement et aux hébergements ;
• plan de restauration et menus définitifs ;
• réunion de lancement et réunion de bilan post-événement avec comptes rendus formalisés.

Lieu, hébergement et logistique

Le titulaire recherche et fournit un lieu couvert, avec prestations annexes, et peut proposer jusqu’à trois lieux. Le lieu doit permettre l’accueil de 670 à 740 personnes, une installation assise pour le temps institutionnel, un espace de restauration et des espaces adaptés aux différents temps forts. Il doit respecter les règles applicables aux établissements recevant du public, l’accessibilité des personnes à mobilité réduite et les exigences de sécurité.

Le titulaire fournit ou coordonne notamment :

• sonorisation, éclairage, projection vidéo, retransmission, micros et podium ;
• scène ou estrade de 6 × 2 mètres avec moquette et éclairage ;
• trois micros-cravates, deux micros HF et un pupitre avec micro ;
• écran de fond de scène ou de projection, vidéoprojecteur, écran de rappel, prises de courant et Wi-Fi ;
• chaises, tables hautes, tabourets, signalétique, sanitaires, vestiaire et stationnement adapté aux organisateurs et aux personnes à mobilité réduite ;
• installation avant l’événement, démontage, nettoyage et remise en état.

Pour les salariés ne pouvant arriver le jour même, le titulaire recherche et maintient une option dans deux ou trois hôtels proches, jusqu’à 80 salariés en chambres individuelles, avec petit-déjeuner inclus, et organise les transferts nécessaires. Il coordonne les sous-traitants et intervenants, le pointage, l’émargement, l’accueil, la distribution des goodies, le vestiaire, l’orientation, la signalétique, la fluidité des entrées, l’accompagnement des personnes à mobilité réduite et le nettoyage final.

Animation, image et restauration

Les animations doivent être cohérentes avec le concept de la journée et favoriser la cohésion, la participation et l’interconnaissance. Le titulaire propose des animations et interventions pour le matin et l’après-midi, des profils de maîtres de cérémonie, ainsi que les fournitures, consommables, équipements, montage et rapatriement nécessaires.

La prestation comprend un photobooth ou équivalent personnalisé avec impression illimitée, ainsi qu’une captation photo et vidéo des temps forts, avec transmission des images et cession des droits à la CPR pour des usages de communication interne et externe.

La restauration couvre trois temps pour 670 à 740 personnes : petit-déjeuner d’accueil, déjeuner et pause-café. Elle comprend les produits, boissons, matériel, mobilier, nappage, personnel, préparation, installation, service, débarrassage, évacuation et tri des déchets.

Le petit-déjeuner et la pause-café sont proposés en self-service, avec boissons chaudes, eaux plates et gazeuses et jus de fruits. Le déjeuner est un buffet déjeunatoire comprenant des boissons, une variété de pièces en quantité suffisante, des alternatives dont certaines pièces à base de viande halal, et, si demandé, des repas spécifiques dont un besoin prévisionnel casher. Un gâteau d’anniversaire peut être intégré aux pièces sucrées. Le service doit être organisé dans un même lieu et achevé dans un délai maximal de deux heures.

Les menus et prestations peuvent faire l’objet d’une dégustation préalable destinée à valider les compositions. Le titulaire dépose, installe et sert les plats avec le matériel prévu ; les plats dégustés ne sont pas facturés. En cas de résultat insatisfaisant, de nouveaux produits conformes à l’offre sont proposés. La CPR peut contrôler à tout moment la salubrité, les caractéristiques nutritionnelles et gastronomiques, la qualité des denrées, du matériel et du personnel. Les équipements et prestations doivent respecter les normes électriques, de sécurité, d’hygiène alimentaire et sanitaire, la chaîne du froid et les consignes sanitaires applicables.

Les échanges et livrables sont en français. Les informations et documents traités sont confidentiels ; le titulaire et ses sous-traitants respectent les règles relatives aux données personnelles, notamment la loi Informatique et Libertés, le RGPD et les textes applicables. Les résultats réalisés sont cédés au pouvoir adjudicateur.