Organisation d’un congrès scientifique international

Mise à disposition d’un lieu et coordination d’ensemble pour un congrès scientifique, avec préparation, montage, exploitation et démontage. Les espaces, équipes et moyens sont dimensionnés pour accueillir simultanément jusqu’à 500 personnes : 400 à 450 participants, environ 40 intervenants internationaux, jusqu’à 10 sponsors ou exposants et une équipe organisatrice de 10 à 15 personnes.

La tranche ferme comprend le lieu, les prestations techniques et audiovisuelles, la coordination, l’accueil, la logistique et la restauration, hors repas du soir du premier jour. Une tranche optionnelle porte sur la mise à disposition anticipée du lieu, l’après-midi précédant l’événement. Deux autres tranches optionnelles proposent, au choix, un cocktail dînatoire ou un dîner de gala ; une seule de ces formules est réalisée.

Espaces, confort et accueil

L’auditorium doit accueillir 450 à 500 personnes assises, avec scène accessible, visibilité dégagée, régie sans gêne et acoustique garantissant l’intelligibilité. L’espace sponsors prévoit 10 stands de 6 à 9 m², ou une configuration fonctionnellement équivalente, avec alimentation électrique dédiée et espace de stockage ou gestion des emballages.

Les espaces annexes comprennent notamment une salle de 20 personnes pour le Scientific Advisory Board, un espace intervenants de 30 personnes, un espace presse de 10 personnes, une salle partenaires de 20 personnes et un espace organisateur de 10 à 15 personnes. Une Speaker Ready Room est souhaitée. L’espace de restauration doit accueillir 350 convives ; vestiaire et bagagerie sécurisée doivent permettre la prise en charge d’au moins 80 bagages cabine, avec système de ticket ou traçabilité.

Les espaces accueillant le public sont accessibles aux personnes à mobilité réduite et couverts par le Wi-Fi. Les sanitaires sont adaptés à la jauge et entretenus en continu ; un espace calme, un office traiteur et des zones de stockage sécurisées sont également prévus. Un dispositif fixe, opérationnel et dimensionné pour l’occupation maximale maintient la température entre 21 °C et 24 °C dans les espaces occupés. Une solution reposant uniquement sur des appareils mobiles ne répond pas à l’exigence.

Moyens techniques et numériques

La sonorisation doit assurer une diffusion intelligible dans l’auditorium, avec micros adaptés aux interventions, retours de scène, questions-réponses et solution de secours immédiatement disponible pour les équipements critiques. La projection comprend écran principal haute définition, écran de retour et écran de confiance, ordinateurs principal et de secours, adaptateurs et connectiques nécessaires, ainsi qu’une commutation sans écran noir prolongé. Les formats PowerPoint, PDF et vidéo sont pris en charge ; un chronomètre visible et un retour du programme sont prévus.

Le titulaire fournit la régie et les techniciens nécessaires, réalise les balances, vérifie les sources et présentations, teste les connexions à distance et assure une répétition technique. Les circuits électriques sont sécurisés et repérés, les câbles posés sans risque de chute et les équipements critiques alimentés par un dispositif de secours.

Le réseau couvre les espaces occupés et supporte 500 connexions simultanées. Un réseau filaire est dédié à la régie, au streaming et aux connexions distantes ; le réseau invité est isolé des réseaux techniques. L’offre décrit débit, supervision, assistance, sécurisation et solution de secours ou redondance. La captation est une prestation supplémentaire éventuelle : elle comprend un teaser, une vidéo récapitulative, des vidéos courtes notamment verticales et une banque de rushes organisée. Les droits d’exploitation des contenus produits sont cédés à GenoTher si cette prestation est retenue.

Restauration et logistique

La base de restauration porte sur 350 personnes par journée. Le premier jour comprend boissons chaudes permanentes, pause gourmande et boissons sans alcool permanentes ; le deuxième, accueil petit-déjeuner, boissons chaudes permanentes, déjeuner, pause gourmande et boissons sans alcool permanentes. Les options du soir, chacune pour 350 personnes, sont soit un cocktail debout avec vin blanc et vin rouge (environ une bouteille pour cinq personnes), soit un dîner de gala servi à table avec entrée, plat, dessert, arts de la table, personnel de service et les mêmes vins.

Les menus privilégient les produits de saison, avec eau disponible en continu, réassort anticipé et équilibre entre choix chauds, froids, salés, sucrés et fruits. Les options végétariennes, végétaliennes, sans gluten, sans lactose et sans porc sont identifiables ; les allergies signalées sont prises en compte, les plats et allergènes étiquetés et les préparations séparées selon les risques. Le service comprend des personnels identifiables, anglophones en nombre suffisant, et s’adapte au programme. Les règles d’hygiène et de traçabilité alimentaire s’appliquent au stockage, à la conservation, à la remise en température et à l’évacuation.

L’accueil prévoit l’orientation, la gestion des files et la séparation des flux, avec une équipe bilingue français-anglais. Le titulaire fournit et installe la signalétique, organise les livraisons, le stockage sécurisé et la manutention, puis évacue les emballages et remet les espaces en état. Le nettoyage est assuré avant ouverture, après fermeture et en permanence pendant l’exploitation ; les sanitaires sont contrôlés et réapprovisionnés en continu.

Sécurité, continuité et livrables

Le titulaire assure la conformité du site aux exigences ERP et la sécurité liée à son exploitation : registre à jour, issues et équipements de secours opérationnels, consignes d’évacuation, référent sécurité, personnels SSIAP ou équivalents selon les obligations du site, premiers secours adaptés à la jauge et contrôle des accès aux zones réservées. Il prévoit la prise en charge des personnes à mobilité réduite et un dispositif de sûreté adapté au plan Vigipirate en vigueur.

Le dispositif de continuité traite notamment les pannes de climatisation, d’électricité, de son ou vidéo et d’Internet, l’absence de personnel clé, les retards de restauration et les incidents médicaux ou de sécurité. Les incidents sont consignés ; tout incident majeur est signalé immédiatement au référent GenoTher. Les livrables comprennent notamment les plans cotés, jauges et surfaces, fiches techniques de l’auditorium et des équipements audiovisuels, fiche réseau, inventaire du mobilier, menus, procédure allergènes, plan de livraison et de stockage, documents de conformité et de sécurité et attestations d’assurance.