Organisation du marché médiéval

Le titulaire conçoit et coordonne l’organisation du marché médiéval pour deux éditions. Il recherche et sélectionne, en lien avec l’acheteur, entre 100 et 120 exposants proposant des produits et des stands conformes à la thématique médiévale. La sélection recherche la diversité des métiers, un équilibre entre alimentation et produits non alimentaires, des démonstrations et une part de nouveaux exposants : au moins 20 % de la liste proposée pour la première édition ne doit pas avoir été présent à Orléans en 2026 ; pour la suivante, la référence est la liste de la première édition. Les armes blanches classées en catégories A1 et D sont interdites.

Le titulaire assure le suivi des relations commerciales à partir du contrat type et des redevances établis par l’acheteur, vérifie la solvabilité des exposants retenus, recueille leur satisfaction par questionnaire et prépare les données nécessaires aux conventions d’occupation. Il transmet notamment les listes d’exposants, un dossier illustré de trois photos par stand (vue d’ensemble et produits vendus) et les demandes relatives aux débits de boissons temporaires. La contractualisation avec les exposants est réalisée par l’acheteur.

Scénographie, équipements et accueil

La scénographie organise la circulation et les pôles d’échoppes alimentaires, non alimentaires, d’édition et d’animation. Elle varie d’une édition à l’autre, met en valeur les deux entrées et intègre :

• un espace d’environ 250 m² dans l’aménagement proposé ;
• une arène d’animation d’environ 65 m², éventuellement matérialisée par des ballots de paille fournis par l’acheteur ;
• des stands de promotion de 5 × 2 m et deux stands de 3 × 2 m sous les arcades, raccordés à l’électricité ;
• un espace de 70 m² sous arcades, proche d’une issue de secours, pour le poste de secours, avec raccordement électrique ;
• un espace bébé couvert de style médiéval, ainsi que les espaces des villes et associations partenaires.

Le projet précise l’implantation des échoppes, leurs espaces de restauration, leurs besoins électriques et en eau potable ainsi que leurs ouvertures, à favoriser au maximum. La décoration privilégie les matières naturelles et le réemploi ; elle ne doit pas obstruer la caméra de surveillance. Le titulaire fournit le système de sonorisation générale : niveau de 85 dB(A) (±3 dB) sur l’ensemble du site, bande passante de 80 Hz à 12 000 Hz (±3 dB) et intelligibilité des messages parlés. Il met à disposition du ménestrel un micro-casque HF et ses accessoires longue portée, ainsi qu’un micro HF à main de type SM 58 et ses accessoires pour les autres intervenants. La diffusion sonore est alimentée depuis le départ électrique asservi au système d’alarme incendie.

L’acheteur met à disposition l’alimentation électrique complète dans la mesure des possibilités, l’éclairage central, deux points d’eau et, selon le stock disponible, du mobilier, des barrières, des conteneurs de tri et les ballots de paille. Le titulaire répartit ce matériel sur le site et le range pour sa reprise. Les structures d’exposants, dispositifs de lestage et bois ne sont pas fournis par l’acheteur ; le raccordement éventuel des stands aux points d’eau incombe au titulaire dans le respect des règles sanitaires.

Animations et conduite de l’événement

Le titulaire constitue l’interface unique des exposants, les accueille et les place, et reste présent pendant le montage, l’exploitation et le démontage. Il tient deux stands d’accueil du public, coordonne les villes et associations partenaires sur site et veille à la sécurité globale pendant les différentes phases ainsi qu’à la tenue des stands. Il organise l’évacuation des déchets, eaux et huiles usées des exposants alimentaires dans les contenants prévus.

Il met en œuvre une inauguration scénarisée, les concours de la plus belle échoppe votés par les visiteurs et par la mairie (avec quatre tableaux de jugement pour cette dernière), un programme de spectacles médiévaux et des propositions adaptées aux enfants et aux publics familial et scolaire. Les animations sont soumises à validation de l’acheteur ; celles évoquant Jeanne d’Arc nécessitent également la validation historique du comité d’éthique. Le ménestrel, costumé, anime l’inauguration et les remises de prix, présente spectacles et animations et promeut les produits d’échoppe. Le titulaire le recrute après validation, coordonne ses interventions et prend en charge ses droits ou son recrutement, ses repas et son hébergement. Il programme des interventions fixes et déambulatoires, notamment pendant les repas et la nocturne du samedi, et intègre les éventuelles propositions du service municipal compétent.

Coordination, sécurité et livrables

Le titulaire organise une réunion de lancement et une réunion bilan, désigne un référent et participe aux réunions de coordination. Il remet un avant-projet scénographique et d’animation, les fiches techniques des installations, spectacles et animations, la programmation et ses plannings, les moyens humains et matériels décrits, ainsi que les documents nécessaires au dossier de sécurité. Il fournit aussi une note de calcul émanant d’un bureau d’étude ou de contrôle et une attestation de bon montage.

Il respecte les prescriptions de sécurité du site : jauge maximale simultanée de 3 800 personnes, interdiction de planter des piquets dans la pelouse et d’y pénétrer avec des véhicules motorisés, et absence de structures dépassant une surcharge d’exploitation de 500 daN/m². Il tient compte des prescriptions concernant les aménagements intérieurs et les matières inflammables, répond aux demandes de la commission de sécurité, apporte les modifications nécessaires et transmet un rapport actualisé. Il souscrit l’assurance de responsabilité organisateur prévue et vérifie que les exposants sont déclarés, en règle avec le droit du travail et assurés pour leurs activités. Il préserve la propreté des lieux et le mobilier mis à disposition.

Suivi environnemental

Le titulaire coconstruit avec l’acheteur une grille de développement durable, la renseigne pour chaque exposant sélectionné et la transmet avec les éléments de sélection. Il sensibilise les exposants au tri et surveille notamment le tri des biodéchets ; il veille au bon usage des points plonge et à la fermeture des robinets. Pour chaque édition, il remet un retour sur le volet durable et une évaluation réaliste de l’empreinte carbone permettant d’identifier les postes les plus consommateurs et d’envisager des réductions. Le bilan carbone complet n’est pas imposé.