Organisation d’une conférence résidentielle

Le prestataire fournit un accueil résidentiel pour un maximum de 120 personnes, nombre estimatif non contractuel. L’hébergement comprend, pour trois nuitées, jusqu’à 35 chambres single Premium et 85 chambres single Confort, avec connexion Wi-Fi. Le ménage des chambres est prévu pendant le séjour s’il n’est pas inclus dans le tarif de la chambre.

Les repas, servis jusqu’à 120 personnes, comprennent trois petits déjeuners complets, trois déjeuners et deux dîners. Des repas adaptés aux régimes particuliers (végétarien, sel, cholestérol, etc.) sont à prévoir ; leur liste est transmise à J-15. Les plats doivent être préparés à partir d’ingrédients bruts, en limitant les aliments transformés.

• Six pauses inter-sessions jusqu’à 120 personnes : trois le matin et trois l’après-midi, avec boissons (café, thé, jus de fruits, eau), viennoiseries et fruits frais ; prévoir un espace adapté, dans les halls ou à l’extérieur si la météo le permet.
• Apéritif de bienvenue jusqu’à 120 personnes, à partir de 18 h le premier jour ; le programme prévoit le dîner de bienvenue à partir de 19 h 30. Un apéritif dînatoire avec produits du terroir est également prévu en soirée, jusqu’à 120 personnes.

Salles et moyens techniques

Mettre à disposition une salle plénière climatisée, configurée en conférence pour 120 personnes, avec tables et chaises. La visibilité de l’écran doit être dégagée et permettre une projection de qualité. L’offre précise les équipements disponibles, notamment vidéoprojecteur, écran, pointeurs, sonorisation et multiprises, ainsi que les modalités d’accès à une connexion Internet haut débit. Le Wi-Fi gratuit est attendu sur l’ensemble des installations, notamment dans les salles, espaces communs et chambres.

Prévoir des bouteilles d’eau individuelles de 0,50 l pour les intervenants et présidents de séance : 10 par demi-journée de séminaire. Le bordereau prévoit aussi une assistance de régie technique par demi-journée et la mise à disposition de grilles d’exposition.

Préparation et ajustement des prestations

Le comité d’organisation, d’environ cinq personnes, vient préparer l’événement avec le prestataire le premier jour à partir de 8 h : visite des salles et essais des micros et du vidéoprojecteur. Le nombre de participants et les prestations peuvent être ajustés à la hausse ou à la baisse jusqu’à 15 jours calendaires avant la manifestation. Une première commande provisoire réserve la salle et prévoit un minimum de 30 participants ; des commandes provisoires d’ajustement peuvent être transmises jusqu’au 22 septembre 2027, puis la liste définitive et une éventuelle commande d’ajustement sont adressées au plus tard 15 jours calendaires avant la prestation.

Le planning prévoit l’accueil à partir de 14 h le premier jour et des départs à partir de 14 h le dernier jour ; l’objet du marché indique toutefois une conférence jusqu’au 25 novembre à 18 h.