Organisation d’une conférence sur les civilisations du canal de Mozambique et la rencontre des mondes de Mayotte

Organisation complète de la 3e édition de la conférence sur les civilisations du canal de Mozambique et de la rencontre des mondes de Mayotte, comprenant les déplacements, l’accueil des invités et intervenants, la communication, la captation-diffusion, la logistique, la sécurisation et le nettoyage du site.

Déplacements, accueil et intervenants

• Prise en charge de 5 unités de déplacements terrestres.
• Per diem pour déjeuners et dîners de 28 invités en provenance des Comores et de 24 invités en provenance de Madagascar, sur la base indiquée au bordereau.
• Hébergement de 5 unités d’invités extérieurs.
• Frais de participation de 10 conférenciers, de 5 intervenants pour la démonstration de poterie et les associations de danses traditionnelles, ainsi que d’un animateur.

Communication et dispositifs audiovisuels

• 120 affiches au format A2, 600 tee-shirts et 10 affichages 4/3 avec visuel du 1er au 15 octobre.
• Captation et diffusion en simultané pendant les 3 jours.
• Fourniture et installation de 11 écrans d’exposition 65 cm 4K avec pieds.
• Fabrication de 2 bannières extérieures de type roll-up.
• Impression sur bâches des panneaux de nomination des stands : 80 panneaux au format A1.

Aménagement et équipements du site

• Fourniture, montage et démontage de 3 grandes tentes de 12 × 10 m.
• 21 petites tentes de 5 × 5 m, dont 5 à fournir et la totalité à monter et démonter.
• 170 tables, 200 chaises et 1 podium de scène de 6 × 8 m.
• Montage et démontage des 20 tentes de la Chambre de Métiers et de l’Artisanat.
• 5 fontaines d’eau, 100 packs de 24 bouteilles d’eau de 50 cl et 4 toilettes mobiles.
• 10 bâches de protection de 3 × 5 m.
• Installation électrique des 75 stands, comprenant câblages, prises et éclairages.

Sécurisation, nettoyage et ressources

Sécurisation et nettoyage du site, gestion des déchets, mise en place des équipements d’eau et des installations nécessaires au public et aux équipes techniques. Les fournitures et services font l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives simples lors de la livraison ou de l’exécution, par les agents de la Direction de la Culture et de la Lecture Publique.

Œuvres et exigences de conception responsable

Acquisition d’œuvres artistiques et artisanales. La communication doit privilégier les supports éco-conçus, avec papier 100 % recyclé ou certifié FSC/PEFC ou équivalent, encres végétales et imprimeurs labellisés Imprim’Vert ou équivalent. Le transport des invités extérieurs doit rationaliser les circuits de ramassage et de navettes, avec groupage obligatoire par créneau d’arrivée et de départ.