Organisation d’un circuit itinérant pour adolescents

Le titulaire organise intégralement le séjour itinérant : transport, hébergement, restauration, activités, encadrement et coordination avec les familles. Le marché prévoit un minimum de 80 et un maximum de 300 participants ; l’effectif indicatif est d’environ 240 jeunes, répartis en groupes de 36 à 40 selon l’âge.

Transport et hébergement

Les trajets aller-retour des jeunes et tous les déplacements sur place sont à la charge et sous la responsabilité du titulaire. Le transport est aérien sur vols réguliers, de préférence sans escale, sauf indication contraire. Les convocations des familles et des jeunes, ainsi que les départs des centres au retour, ne sont pas prévus avant 7 h 30. Pour les trajets intérieurs, les départs des hébergements ne sont pas prévus avant 7 h 30 et les arrivées doivent avoir lieu au plus tard à 20 h. L’offre détaille les transferts, les distances et les étapes.

L’hébergement doit être en dur. Les jeunes de Puteaux sont regroupés sur un même niveau ou dans une même partie du bâtiment, quel que soit leur nombre. Les chambres des jeunes sont non mixtes, avec couchages et rangements individuels ; celles des animateurs de la Ville sont distinctes et non mixtes, si possible individuelles. Les sanitaires peuvent être dans les chambres ou à proximité, mais leur nombre et leur répartition doivent être précisés. L’offre décrit les lieux, leur capacité, leur aménagement réglementaire et les espaces intérieurs et extérieurs disponibles.

Repas et activités

Quatre repas sont prévus chaque jour : petit-déjeuner, déjeuner, goûter et dîner. À l’exception du goûter, la plupart sont pris au restaurant ; les paniers-repas sont exceptionnels et réservés aux excursions. Paniers-repas et goûters doivent être suffisamment copieux pour l’âge des jeunes ; un budget nourriture par jeune est prévu pour les voyages et transferts.

Les visites et sorties, droits d’entrée compris, sont financés par le titulaire ; aucune participation financière n’est demandée aux jeunes. Un budget pédagogique couvre les dépenses ponctuelles sur site. Le programme comprend des activités ludiques, culturelles, sportives et d’aventure, ainsi que des soirées dans des lieux typiques, équilibrées avec des temps de repos. Il prévoit au minimum une rencontre authentique avec des jeunes du même âge et la découverte des peuples et cultures du pays. Pas plus de deux groupes ne participent simultanément à une même activité.

Encadrement et communication

La direction doit avoir au moins 27 ans, plus de deux ans d’expérience, parler couramment anglais et posséder le BAFD ou un diplôme équivalent. Les animateurs ont au moins 25 ans, deux ans d’expérience en séjour avec des adolescents et le BAFA ou un équivalent ; les stagiaires BAFA ne sont pas acceptés. Le ratio prévu est d’un animateur pour dix jeunes et chaque groupe comprend un animateur qualifié infirmier ou assistant sanitaire. Un guide francophone accompagne le séjour entier et les activités spécifiques sont encadrées par du personnel diplômé en nombre suffisant. Le directeur, l’assistant sanitaire, les guides, les moniteurs d’activités spécifiques et les animateurs de la Ville ne sont pas inclus dans les quotas précités. La Ville ajoute un ou deux animateurs. Les animateurs malades ou devant être isolés sont remplacés sous 24 heures ; la Ville peut demander le remplacement d’un membre de l’équipe en cas de faute avérée.

Le titulaire réunit l’équipe, y compris les animateurs de la Ville, avant le séjour. La composition définitive de l’équipe et les informations individuelles demandées sont transmises au plus tard 15 jours avant le départ ; les titres et diplômes de l’équipe sont à transmettre au plus tard 30 jours avant le départ. Les informations comprennent notamment les qualifications, les dates d’obtention des diplômes et les dates de vérification du casier judiciaire et de la liste SDJES. Un défaut de conformité peut conduire la Ville à suspendre le départ.

Une réunion d’information et de conseil, avec supports, est organisée pour les parents et les jeunes ; la présence du directeur est demandée. Le titulaire crée un blog privé pour les parents et l’alimente plusieurs fois pendant le séjour, et garantit l’accès à Internet aux animateurs de la Ville. Il signale immédiatement au service Jeunesse et au coordinateur toute incivilité persistante.

Dossiers, santé et livrables

Le titulaire gère directement avec les familles les dossiers sanitaires et de voyage : réception par courriel, vérification des pièces, relances et tableau de synthèse. Le tableau complet et à jour est transmis au pouvoir adjudicateur au plus tard 15 jours avant le départ. Les dossiers de convocation, comprenant les documents nécessaires au voyage, sont remis aux familles lors de la réunion d’information.

Le titulaire avance les frais médicaux, paramédicaux, d’ambulance, de secours et de rapatriement sanitaire. Les frais médicaux sont remboursés après le séjour sur présentation d’une facture détaillée, des feuilles de Sécurité sociale et des ordonnances ; les factures d’ambulance, de secours et de rapatriement sanitaire sont traitées directement par l’assurance du titulaire. En cas d’accident, malaise, chute ou comportement anormal, le titulaire fait intervenir un médecin ou consulte l’hôpital le plus proche dans les meilleurs délais. Une ou plusieurs trousses de premiers soins sont fournies à chaque groupe ou sous-groupe. Le titulaire respecte le protocole sanitaire applicable, les mesures des autorités et fournit les attestations d’assurance couvrant la responsabilité civile accident, les dommages corporels et matériels (dont perte ou vol de bagages), l’assistance rapatriement et le risque COVID.

En cas de menace grave pour la sécurité, le titulaire doit pouvoir rapatrier tous les participants au plus vite, dans un délai maximal de 48 heures après la demande du pouvoir adjudicateur. En cas de rapatriement disciplinaire, il informe la coordination en temps réel, transmet un rapport circonstancié, avance les frais du rapatriement et des accompagnateurs et établit la facture au nom des responsables légaux.

Un rapport bilan est remis dans les huit jours après le retour. Il couvre le déroulement global, le comportement des jeunes, les problèmes rencontrés et leur résolution, l’intérêt porté aux activités et les propositions d’amélioration. Le DQE chiffre 6 animateurs de la Ville pour 240 jeunes, alors que le CCP prévoit que la Ville ajoute un ou deux animateurs : ces indications divergent.