Organisation de séjours de vacances avec hébergement pour l’été 2027

Organisation complète d’un séjour de vacances pour 35 jeunes scolarisés au collège ou en seconde, nés de 2011 à 2015. La destination est à l’étranger, c’est-à-dire dans tout pays hors de France.

L’offre comprend le transport aller-retour, l’hébergement en dur en pension complète, les activités et l’encadrement recruté et rémunéré par le prestataire. Les enfants sont pris en charge et encadrés au départ de Laon puis y sont déposés au retour; les restrictions de circulation sont à prendre en compte. L’encadrement respecte les textes et la réglementation française applicables aux accueils collectifs de mineurs.

Le programme associe activités sportives, loisirs et visites culturelles dans l’environnement du lieu de séjour. Le dossier de séjour décrit les activités et le nombre de séances pour chacune.

Organisation et livrables

Pour chaque séjour proposé, le candidat fournit un mémoire technique, une fiche récapitulative et une description détaillée de l’organisation. Celle-ci précise notamment le suivi administratif avant, pendant et après le séjour avec le service Éducation Jeunesse et les familles; l’accueil au départ et au retour, la gestion des documents et de l’argent de poche, ainsi que la vérification de l’identité de la personne venant chercher l’enfant. Elle détaille également l’accueil des enfants en situation de handicap, les moyens de communication avec les familles et les modalités de rapatriement sanitaire et disciplinaire.

L’offre comprend une proposition financière détaillée par séjour, par enfant et par journée-enfant, ainsi qu’un projet de convention permettant d’annuler 10 % des places à tout moment. Pour le centre situé à l’étranger, les exigences particulières de remise du procès-verbal de commission de sécurité et des numéros d’agrément français, prévues uniquement pour les centres implantés en France, ne s’appliquent pas.

Après attribution, le titulaire fournit pour chaque séjour retenu un support promotionnel personnalisé, dont les contenus sont libres de droits pour l’usage prévu. Il présente un bilan de fin de séjour avec la satisfaction des enfants, le bilan moral de l’équipe d’animation et des photos illustrant les activités; la fiche bilan adressée par la Ville est retournée dans les 30 jours suivant sa réception. Le titulaire permet aux représentants mandatés de la collectivité de visiter le centre utilisé, à tout moment, sans préavis et pendant ses horaires d’ouverture, et met à leur disposition l’accès aux locaux et la documentation nécessaire.