Numérisation des registres d'état civil

La prestation porte sur environ 19 000 actes couvrant au minimum la période 1893–2015, avec une tranche optionnelle de 10 000 actes supplémentaires. Les registres comprennent notamment les actes de naissance, reconnaissance, changement de nom ou de prénom, adoption, mariage, décès, transcriptions, enfants sans vie, jugements déclaratifs, ainsi que les tables annuelles et décennales.

Les registres ne doivent pas sortir des locaux. Le titulaire apporte et décrit le matériel de numérisation, manipule les documents avec précaution et produit des images suffisamment lisibles pour permettre l'édition de copies intégrales ou d'extraits, l'alimentation de COMEDEC et la vérification des données d'état civil.

Images et indexation

• Un acte par page, avec intégration des mentions correspondantes, y compris celles figurant sur d'autres pages ou en fin de registre annuel.
• Un fichier par image et 1 à 3 images par acte, en résolution 300 dpi, noir et blanc, au format A4 et au format TIFF compressé CCITT groupe IV.
• Index fournis à raison d'un fichier par registre, référençant les actes, dates et codes des registres, avec la filiation et l'adoption.
• Arborescence libre ; les noms et chemins des fichiers images sont indiqués dans les index.

Les images et les index sont livrés dans un seul fichier compressé. Les fichiers doivent reprendre exhaustivement les données de chaque acte et de ses mentions, et permettre le repérage de l'autorité parentale lors de la vérification d'un acte de naissance de mineur.

Intégration et reprise

Les données doivent s'intégrer au logiciel d'état civil « Arpège Mélodie Opus » et respecter le cahier des charges fourni par Arpège, notamment pour les formats, les index, les images et la mise en forme. L'objectif est de permettre une réintégration unique dans Arpège.

Le service d'état civil vérifie les données au fur et à mesure des demandes d'actes. Les erreurs, mentions absentes ou mentions erronées doivent être reprises par le titulaire, avec production des index et fichiers correspondants, à partir d'une liste fournie sous forme de fichier Excel. Les prestations de reprise sont gratuites lorsqu'elles relèvent de la garantie et doivent être réalisées dans un délai maximal de 2 mois.