Numérisation en mode image de documents d'archives

Supports pris en charge

• Documents papier originaux (registres, liasses, documents reliés), documents iconographiques fixés ou insérés, affiches, plans et dessins.
• Supports photographiques et spécialisés : tirages, diapositives, négatifs, plaques de verre, planfilms, microfilms/microfiches et fiches cartonnées.

Production et formats

• Fourniture d’un fichier maître de conservation en format haute qualité (JPEG en qualité maximale) et de un ou plusieurs fichiers dérivés pour diffusion/consultation selon prescriptions.
• Résolutions et paramètres adaptés au type de support (prescriptions distinctes pour tirages, négatifs, diapos, microformes, plans).
• Nommage des fichiers et arborescence conformes aux codes d’inventaire (cotes) et procédures fournies ; dossiers PRODUCTION et règles de récolement applicables.

Métadonnées et traçabilité

• Intégration de métadonnées techniques et descriptives conformes (EXIF/IPTC/XMP, Dublin Core) et enregistrement de la traçabilité technique (date/heure, matériel, paramètres, logiciel, opérateur).

Préparation, transport et conditionnement

• Récolement et préparation fournis via bordereau Excel transmis ; emballage en conteneurs adaptés et transport aller-retour assuré par le prestataire.
• Mesures de sécurité pour le transport : véhicules fermés, contrôle contradictoire des colis, gestion de la réception et de la restitution des originaux.

Contrôles qualité et recettes

• Procédures de contrôle qualité internes et contrôle externe par le donneur d’ordre ; tolérances contractuelles définies pour erreurs majeures.
• Corrections demandées à réaliser dans les délais contractuels (délai de correction spécifié pour anomalies constatées).

Calibrage, tests et protocoles

• Tests préalables et calibrage des équipements sur documents originaux ; validation des paramètres de prise de vue avant production en série.
• Filtrage et protocoles d’adaptation pour documents à faible lisibilité ou support particulier (plaques, planfilms, microformes).

Stockage, sécurité et conditions environnementales

• Stockage temporaire des documents dans des locaux sécurisés du prestataire avec contrôle climatique (température 16–20 °C, hygrométrie < 60 %), absence de lumière directe, détection incendie et surveillance intrusion.

Livraison et transferts

• Remise des données via flux sécurisé (SFTP/FTPS) et livraison également sur disque(s) dur(s) numérique(s) selon protocole garantissant intégrité et traçabilité des fichiers.

Documents et archives physiques

• Restitution des originaux à l’issue des opérations, avec traçabilité des mouvements et état des documents consignés.