Numérisation et mise à disposition d’archives techniques et foncières

La prestation porte sur des archives papier techniques et foncières, comprenant notamment des plans, des pièces administratives et des documents fonciers. Les lots sont préconstitués et suivis individuellement ; leur composition ne peut être modifiée sans validation écrite. Le titulaire assure leur conditionnement en conteneurs sécurisés, leur inventaire et leur traçabilité continue. Les remises et restitutions sont documentées par des bordereaux contradictoires.

La préparation inclut le retrait des agrafes, trombones et rivets, le dépliage et l’insertion de séparateurs. Les documents fragilisés sont mis à plat avec soin et numérisés en l’état, sans restauration ; une impossibilité de numérisation exploitable est signalée, sans écarter le document sans instruction. Les originaux sont reconditionnés dans leurs dossiers d’origine, sans réagrafage ni refaçonnage.

Numérisation et fichiers

Le volume indicatif des archives techniques est de 38 900 documents : 5 700 en A0, 4 200 en A1, 900 en A2, 8 100 en A3 et 20 000 en A4. Aucun volume estimatif n’est disponible pour les archives foncières ; celles-ci sont facturées selon les quantités effectivement numérisées et le format.

• Numérisation en PDF/A-2 (ISO 19005-2), à 300 dpi minimum ; 400 dpi recommandés pour les grands formats A0 et A1. Les formats A0 à A2 et les plans en rouleaux, le cas échéant, nécessitent un scanner grand format adapté.
• Couleur 24 bits pour préserver tampons, cachets et signatures ; niveaux de gris admis pour les documents strictement monochromes après validation en phase pilote.
• Toute face porteuse d’information est numérisée ; une face utile correspond à une page facturée. Chaque document logique donne lieu à un PDF multipage unique. Les intercalaires blancs sont supprimés du fichier final.
• Traitement d’image comprenant redressement, recadrage ou détourage et suppression des pages blanches ; numérisation fidèle dans l’esprit de la NF Z42-026, sans altération du contenu.

Une phase pilote préalable à la production de masse permet la validation écrite des paramètres par la SMHLM. L’indexation des documents n’est pas demandée au titulaire : le classement est automatisé lors du téléversement, sous réserve du respect du nommage adossé au référentiel IKOS.

Nommage, dépôt et contrôles

Les fichiers sont nommés selon la famille documentaire et le code résidence IKOS sur quatre chiffres : <code>-PL-<n° de scan>.pdf pour les plans, -PA- pour les pièces administratives et -FO- pour le foncier. Le numéro de scan est séquentiel sur cinq chiffres. Le titulaire contrôle automatiquement la syntaxe, l’existence du code dans la table IKOS, l’unicité et la continuité de la séquence, puis remet un rapport de conformité avant chaque dépôt.

Le dépôt par lots dans la bibliothèque SharePoint mise à disposition par la SMHLM respecte l’arborescence prévue et doit être complet, sans doublons. Chaque livraison est accompagnée du fichier de suivi/récolement et du rapport de conformité des noms. Les livrables comprennent aussi le cahier des procédures, le procès-verbal de phase pilote et les bordereaux de remise et de restitution. Une copie de réversibilité de l’ensemble des fichiers, en PDF/A et sur support externe chiffré, est remise avec la documentation nécessaire à leur réintégration ; les copies détenues sont ensuite supprimées de façon sécurisée et certifiée, sauf obligation légale de conservation temporaire.

Le contrôle qualité porte systématiquement sur la lisibilité, la complétude, la conformité colorimétrique, le nommage et l’absence de pages parasites. La recette prévoit un taux d’erreur inférieur ou égal à 1 %, constaté sur un échantillon aléatoire d’au moins 5 % des fichiers. La SMHLM dispose de 10 jours ouvrés pour vérifier chaque lot ; toute reprise pour non-conformité est à la charge du titulaire.

La disponibilité de l’ensemble des documents numérisés et nommés est attendue au plus tard le 08/10/2027. Le planning indicatif prévoit la production par lots de S49 2026 à S40 2027 et une recette finale à cette échéance. Un comité de suivi se réunit au minimum mensuellement.