Numérisation des dossiers de demande

Périmètre fonctionnel

• Numérisation des plis déposés (dossiers de demande et compléments) et intégration dans la GED MULTIGEST.

Volumes et rythmes

• Volume moyen : 540 dossiers/semaine, pics de +80 à +150 dossiers/semaine sur périodes d'orientation scolaire.
• Dossier type : ~33 pages (formulaire Cerfa n°1569201 ~20 pages, certificats médicaux Cerfa 1569501 8 pages, volets auditif/ophtalmologique 2 pages chacun, plus pièces complémentaires).

Opérations attendues

• Enlèvement hebdomadaire des dossiers papier et inventaire rapproché avec le fichier Excel fourni.
• Préparation des dossiers (désagrégation, mise à plat, tri) avant numérisation.
• Numérisation en PDF niveaux de gris (grayscale) avec contrôle qualité image.
• Indexation nominative : format de nommage attendu NOM.PRENOM.DDN.pdf.
• Taille maximale cible : ~3 000 ko par fichier PDF.
• Restitution des fichiers via serveur FTP sécurisé, dossiers regroupés par semaine et déposés dans répertoires dédiés.
• Délai de restitution des fichiers : délai maximum de 4 jours ouvrés après enlèvement des papiers.
• Restitution des exemplaires papier au siège sous un délai maximal de 8 jours ouvrés.

Sécurité et conformité

• Traitement des données en conformité avec le RGPD et la loi informatique et libertés; hébergement souverain (France/UE) pour les données numérisées.
• Mesures de traçabilité des transferts et obligations documentaires pour les sous-traitants.

Exigences qualité et livrables

• Fourniture d'un échantillon de numérisation (annexe n°5) au format PDF niveaux de gris avec contrôle de la qualité d'indexation.
• Organisation et moyens matériels/humains détaillés dans le mémoire technique (capacité de traitement, continuité d'activité, plan de sécurité des données).