Numérisation des dossiers de demande

Périmètre fonctionnel

Numérisation des plis déposés (dossiers de demande et compléments) et intégration dans la GED MULTIGEST.

Volumes et rythmes

Volume moyen : 540 dossiers/semaine, pics de +80 à +150 dossiers/semaine sur périodes d'orientation scolaire.
Dossier type : ~33 pages (formulaire Cerfa n°1569201 ~20 pages, certificats médicaux Cerfa 1569501 8 pages, volets auditif/ophtalmologique 2 pages chacun, plus pièces complémentaires).

Opérations attendues

Enlèvement hebdomadaire des dossiers papier et inventaire rapproché avec le fichier Excel fourni.
Préparation des dossiers (désagrégation, mise à plat, tri) avant numérisation.
Numérisation en PDF niveaux de gris (grayscale) avec contrôle qualité image.
Indexation nominative : format de nommage attendu NOM.PRENOM.DDN.pdf.
Taille maximale cible : ~3 000 ko par fichier PDF.
Restitution des fichiers via serveur FTP sécurisé, dossiers regroupés par semaine et déposés dans répertoires dédiés.
Délai de restitution des fichiers : délai maximum de 4 jours ouvrés après enlèvement des papiers.
Restitution des exemplaires papier au siège sous un délai maximal de 8 jours ouvrés.

Sécurité et conformité

Traitement des données en conformité avec le RGPD et la loi informatique et libertés; hébergement souverain (France/UE) pour les données numérisées.
Mesures de traçabilité des transferts et obligations documentaires pour les sous-traitants.

Exigences qualité et livrables

Fourniture d'un échantillon de numérisation (annexe n°5) au format PDF niveaux de gris avec contrôle de la qualité d'indexation.
Organisation et moyens matériels/humains détaillés dans le mémoire technique (capacité de traitement, continuité d'activité, plan de sécurité des données).

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

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