Numérisation et traitement de collections archivistiques

Périmètre et opérations principales

• Prise en charge, préparation et récolement article par article ; conditionnement et transport sécurisé en véhicules dédiés (sanglage, 2 personnes par véhicule, extincteur à bord, stockage en véhicule ≤ 1 jour).
• Nettoyage et réparations mineures sur supports (dépoussiérage, pose d'amorce, réparation de coupures sur pellicules) selon état des documents.

Phase de tests et étalonnage

• Test obligatoire sur échantillon représentatif avant chaque prise en charge ; validation des paramètres (résolution, compression, codage) ; conservation du matériel/matrice utilisé pour le test.
• Mires obligatoires (ISO 2, coins photométriques, Kodak Grey Scale, échelle cm).

Caractéristiques de numérisation et fichiers produits

• Production de deux jeux d'images : exemplaire « conservation » et exemplaire « diffusion » (format image demandé : JPEG pour les livrables image indiqués).
• Cadrage plein cadre, orientation naturelle, interdiction de traitements non demandés ; tout traitement appliqué doit être documenté dans le rapport de production.
• Spécifications particulières pour microfilms et phototypes : calibrage de la chaîne après tests et règles de capture précisées au bon de prise en charge.

Océrisation et formats structurés

• Fourniture de PDF multicouches (image + texte) et fichiers XML ALTO conformes au schéma recommandé.
• ALTO : inclusion d'indicateurs obligatoires (nombre de blocs illisibles, mots illisibles, lignes en courbure, taux OCR brut, mots corrigés, taux OCR corrigé en attribute ACCURACY, etc.) ; balise <fileName> pointant le fichier JPG et deux niveaux de dossiers.

Indexation et livrables structurés

• Indexation optionnelle (1–4 ou 5–10 champs) livrée en .xls et .csv selon règles de saisie ; plan de nommage imposé et organisation en dossiers séparant conservation et diffusion.
• Remise d'un disque dur externe contenant l'ensemble des fichiers, fichier de récolement complété, rapport de production, PV de validation.

Contrôles qualité et reprises

• Contrôles automatiques et manuels en sortie de production : validation schéma ALTO, encodage UTF-8, positionnement des blocs, tolérances de chevauchement.
• Contrôles par échantillonnage selon NF ISO 2859-1/A1 avec distinction erreurs majeures (rejet et reprise à charge) et mineures (accumulation possible de pénalités).

Exigences d'infrastructure et sûreté

• Locaux de production exigés hors poussière, température et hygrométrie contrôlées, détection incendie et extincteurs CO2, dispositifs anti-intrusion, pas de stockage au sol.

Prestations optionnelles

• Panneaux d'identification, indexation étendue, travaux d'étalonnage/correction colorimétrique, restauration, montage, contrôles complémentaires, fourniture/transfert sur HDD et transport par rotation (postes chiffrables séparément).