Numérisation d'archives papier et production de fichiers numériques

Collecte, transport et restitution

• Enlèvement des documents conditionnés, transport aller-retour et restitution dans l'emballage d'origine.
• Prise en charge assurée par le titulaire, assurances et frais à sa charge.

Préparation et ordre de traitement

• Réception des documents fournis cotés, classés et conditionnés ; remise d'un fichier de récolement initial (.ods) indiquant arborescences et cotes.
• Numérisation dans l'ordre des cotes/pagination indiquées dans le récolement ; mise en place de bordereaux de correspondance si l'ordre matériel diffère.

Prise de vue et qualité de l'image

• Numérisation en couleur (24 bits RVB) avec résolution d'acquisition 300 dpi.
• Vue par face pour documents simples ; prise double-page pour documents reliés sauf instruction contraire.
• Présentation orthogonale, éclairage uniforme, fond blanc, gestion des retombes et préservation des marges et du texte central ; évitement de retouches des images.

Formats de restitution et fichiers attendus

• Livraison d'images aux formats TIFF et JPEG sans compression.
• Fourniture d'un fichier de récolement complété (colonne S avec noms de fichiers) et d'un rapport de production.
• Livraison des livrables numériques sur support et mise à disposition via serveur/FTP selon modalités de commande.

Nommage et organisation des répertoires et fichiers

• Structure d'arborescence et règles de nommage standardisées :
  • Répertoire principal : ACRO
  • 1er niveau : ACRO_Commune_Station_DDDD_FFFF_FMT
  • 2e niveau : ACRO_Commune_Station_AAAA_FMT
  • 3e niveau : ACRO_Commune_Station_AAAA-MM
  • Nom fichier-image : ACRO_Commune_Station_AAAA-MM-JJ_nnnn.jpg / .tif (ex. CRQ_Rochambeau_1957-04-01_004.tif)
• Respect strict des conventions de nommage et du fichier de récolement fourni.

Contrôles, tests et gestion des non-conformités

• Phase de tests en deux étapes avec validation client sous 48 heures et livraison des images sur serveur pour vérification.
• Contrôle des livraisons dans un délai de contrôle (prévu) avec définition d'erreurs majeures/mineures.
• Rejets partiels ou totaux possibles ; reprise et refonte des livrables rejetés à la charge du titulaire dans un délai défini (réfection sous délai maximal de reprise).

Conservation et sauvegarde

• Conservation par le titulaire d'une sauvegarde complète des clichés et fichiers pendant une durée d'un an à compter de la livraison admise.

Modalités opérationnelles complémentaires

• Exécution des opérations dans les locaux du titulaire.
• Possibilité de prises en charge et restitutions en plusieurs commandes sur la période contractuelle.