Numérisation des documents d’archives et des collections photographiques

La prestation couvre la prise en charge des originaux, leur transport aller-retour, leur conservation sécurisée pendant les opérations, la numérisation, le traitement des images et des métadonnées, les contrôles, la livraison des fichiers et la restitution des documents. Les numérisations sont réalisées dans les locaux du titulaire ; les originaux sont retirés et rapportés à la DAPM à Chamarande.

Supports et paramètres de numérisation

Les fonds comprennent des documents non reliés et reliés sur papier, parchemin, calque, microfilm et supports photographiques transparents, dans des formats et états de conservation variés. Les consignes de chaque campagne précisent les choix de résolution, de couleur, de vue simple ou double, de cadrage et de nommage. Les valeurs indicatives prévues comprennent :

• Documents d’archives non reliés en niveaux de gris : généralement moins de A2, 300 dpi, 8 bits ; presse : jusqu’à A1, 400 dpi, 8 bits.
• Documents couleur : archives généralement moins de A2 et parchemins jusqu’à A1, 300 dpi RGB 24 bits ; cartes et plans jusqu’à A1, 300 dpi, et jusqu’à A0, 200 dpi ; cartes postales, 400 dpi ; affiches jusqu’à A2, 300 dpi, et au-delà jusqu’à A0, 200 dpi ; estampes, gravures et dessins, 200 à 600 dpi.
• Documents transparents en niveaux de gris 16 bits : plaques de verre et plans-film de 6 × 9 à 20 × 24 cm ou 18 × 24 cm, 800 à 2 400 dpi ; négatifs 24 × 36 mm, 2 400 dpi ; microfilms 35 mm, 200 dpi avec agrandissement 1/6, soit 1 200 dpi restitués.
• Documents transparents en couleur RGB 24 bits : diapositives et négatifs 24 × 36 mm, 2 400 dpi ; plans-film de 6 × 9 à 18 × 24 cm, 800 à 2 400 dpi ; calques jusqu’à A1, 300 dpi.
• Documents reliés : registres jusqu’à A3 ou de format A2 en niveaux de gris, 300 dpi en vue double page ; ouvrages reliés couleur de A4 à A1, 300 dpi.

Les spécifications générales autorisent une résolution optique de 200 à 2 400 dpi en niveaux de gris (8 ou 16 bits/pixel) et en couleur (RGB 24 ou 48 bits/pixel), à l’échelle 1. Le profil couleur prévu est RGB IEC1966-2.1. Les cartes et plans couleur sont numérisés à plat ; les documents très grands formats peuvent être numérisés en lés recouvrants. Pour les négatifs, deux images sont produites : une image négative de conservation et une image positive de diffusion. L’interprétation des négatifs couleur privilégie l’information.

Préparation, manipulation et sécurisation

Un test d’étalonnage sur échantillon représentatif des fonds est réalisé en début de marché, sous bon de commande, dans les 10 jours ouvrés au plus après prise en charge. L’acheteur valide les réglages de lisibilité, contraste et couleurs ainsi que les paramètres de cadrage, nommage et métadonnées ; les fichiers de référence sont conservés pour le suivi. Un nouvel étalonnage est requis si une ou plusieurs machines changent. Des échantillons de fichiers pour certaines cotes peuvent également être demandés pour chaque campagne ; dans ce cas, la production ne démarre qu’après retour positif de l’acheteur.

Chaque campagne est accompagnée d’un fichier décrivant le fonds et d’un fichier de récolement à compléter, avec une ligne par document. Les anomalies de prise en charge et les documents jugés non numérisables sont signalés au plus tard sous 5 jours ouvrés. Aucune intervention physique sur les originaux, comme une déreliure ou une mise à plat, n’est permise sans accord écrit préalable.

Les documents fragiles sont manipulés avec précaution. Chaque enlèvement fait l’objet d’un bordereau vérifié et visé au départ et au retour ; les documents sont acheminés le jour même vers le lieu de stockage, sans stationnement nocturne dans un camion. Le transport est réalisé en véhicule banalisé ou par transporteur spécialisé et le véhicule comporte au minimum un extincteur à poudre. Les conteneurs, lorsqu’ils sont fournis par le titulaire, doivent être adaptés et protéger des chocs, de la température et de l’hygrométrie. Les frais et risques de transport incombent au titulaire. L’offre doit préciser si des originaux quitteront le territoire national.

Le stockage s’effectue dans des locaux propres, fermés, sécurisés et surveillés 24 h/24 et 7 j/7, à température stable de 16 à 20 °C et à hygrométrie stable inférieure à 60 °C, avec détection incendie, extincteurs au CO2 (sans poudre ni mousse), détection d’intrusion et protection contre le vol. Les documents ne sont pas stockés au sol ; les pièces sont fermées à clé, les fenêtres munies de barreaux, les armoires de préférence ignifugées et les documents protégés de la lumière naturelle. L’acheteur peut inspecter les locaux avant et pendant la prestation.

Images, livrables et contrôles

Les images sont cadrées au plus près, bords inclus, et orientées dans le sens de lecture ; seules les pages utiles sont normalement numérisées. Les marges des microfilms peuvent être retirées sans supprimer de détail significatif. Les béquets donnent lieu au nombre d’images nécessaire pour restituer toute l’information. Les interventions sont réglées pour éviter les reflets et préserver l’intégrité des originaux.

Les fichiers de conservation sont livrés en TIFF avec compression LZW ; ceux de diffusion en JPEG qualité 7. Les noms de fichiers suivent ISO 9660 niveau 2, avec le préfixe obligatoire « frad091 », la cote, le numéro de vue et l’extension. Les fichiers sont rangés dans des arborescences distinctes de conservation et de diffusion. Les métadonnées IPTC/XMP intègrent notamment la cote, le lieu de conservation, le copyright et, si fournis, le titre et les mots-clés. Les métadonnées EXIF comprennent notamment le matériel de prise de vue, les logiciels et versions, les dates, l’échantillonnage, le format, la résolution, la compression et le profil couleur.

Chaque livraison comprend les images, le récolement complété, les métadonnées et un rapport de contrôle et de production indiquant notamment le bon de commande, les dates, les opérateurs, les nombres de documents, vues et fichiers, les poids par format, les contrôles, difficultés et incidents. Le tableau d’avancement est transmis au minimum une fois par semaine. Le délai maximal de réalisation, de la prise en charge à la livraison des livrables, est de 42 jours ouvrés. Après validation technique des fichiers, les originaux sont restitués dans leur conditionnement et ordre d’origine sous 10 jours ouvrés au plus. La production est conservée 180 jours ouvrés après validation complète ; sa destruction nécessite l’accord explicite de l’acheteur, demandé au moins une semaine avant l’opération. Une garantie d’un an à compter de la livraison couvre la reprise, aux frais exclusifs du titulaire, des numérisations ou migrations non conformes. Les fichiers produits restent la propriété exclusive de l’acheteur.