Nettoyage des locaux et de la vitrerie

Le marché associe des prestations continues d’entretien des locaux à des interventions ponctuelles de nettoyage et d’entretien commandées selon les besoins. Le titulaire fournit le personnel, les matériels, produits, consommables courants et outils de contrôle nécessaires. L’entretien des équipements informatiques et téléphoniques n’est pas compris.

Les locaux actuellement utilisés comprennent deux salles de formation, deux bureaux et une cafétéria. Les espaces de bureaux de type coworking accueillant ponctuellement des collaborateurs de passage nécessitent une fréquence de nettoyage plus importante, notamment des plans de travail. Le programme répartit les tâches par zone et par fréquence, de plusieurs passages par semaine à des interventions annuelles, et prévoit aussi des opérations « autant de fois que nécessaire ».

• Entretien des sols et surfaces, moquettes et tapis, mobilier, sanitaires, cuisine et cafétéria, poubelles et corbeilles, portes vitrées et points de contact; tri et évacuation des déchets.
• Réassort des consommables sanitaires et entretien des distributeurs.
• Vitrerie sur les faces intérieures, y compris les châssis et appuis de fenêtre intérieurs; les faces extérieures sont entretenues par le syndic. Les interventions de vitrerie peuvent être programmées par étage ou par zone.
• Prestations ponctuelles comprenant notamment le nettoyage de moquette par injection-extraction (quantité indicative : 400 m²), le nettoyage de la totalité des vitres intérieures (quantité indicative : 4), le remplacement d’un combiné brosse-réceptacle de WC (quantité indicative : 10), ainsi que des heures en régie sur site et pour le déplacement ou la manutention de matériels et mobiliers. Pour chacune des trois lignes de régie, la quantité indiquée est de 5 heures; l’une concerne le déplacement avec un véhicule fourni par le prestataire.

Moyens et consommables

Le candidat décrit les moyens humains par activité, l’encadrement, les équipements prévus et leurs impacts environnementaux, ainsi que les moyens d’accès aux vitreries difficiles d’accès. Les matériels doivent être adaptés aux locaux, maintenus en bon état et remplacés à la charge du titulaire s’ils sont défectueux; le remplacement d’un équipement défectueux doit intervenir sous 48 heures.

Le titulaire fournit les produits et consommables sanitaires, notamment papier hygiénique, essuie-mains, savon, sacs poubelles, désodorisants et autres consommables nécessaires. Il fournit et entretient les distributeurs requis, réutilise les distributeurs existants lorsqu’ils sont compatibles et évite toute rupture de stock. Le papier toilette et les essuie-mains sont en ouate de cellulose multicouche blanche; le savon est liquide. La distribution du papier toilette par feuillet est souhaitée dans la mesure du possible.

Les produits doivent être adaptés aux surfaces, ne pas les détériorer ni laisser de glissance dangereuse. Les produits de lessive et de désinfection sont exempts d’alcalis caustiques et d’acides; le savon est strictement neutre. Les produits multi-usages et sanitaires sont justifiés par un écolabel ou une preuve équivalente. Les produits sont concentrés, dosés pour éviter le surdosage, hautement biodégradables et conditionnés dans des emballages recyclés ou rechargeables. Les fiches techniques et fiches de données de sécurité sont fournies; les produits non conformes peuvent être interdits et retirés aux frais du titulaire.

Exécution, sécurité et suivi

Pour l’entretien courant, les interventions ont lieu du lundi au vendredi, avant 8 heures ou entre 17 et 20 heures. Les locaux ferment durant la semaine entre Noël et le Nouvel An ainsi qu’une semaine à définir en août. Le planning annuel, établi d’après les fréquences prescrites, est soumis à validation; les interventions peuvent être reprogrammées avec un préavis de 15 jours. La vitrerie peut être réalisée en journée en tenant compte de l’occupation; lorsqu’une pièce doit être entièrement libérée, elle est programmée avant 8 heures ou le samedi matin.

Les agents sont encadrés et consignent les horaires et observations dans un cahier de liaison signé. Le titulaire le consulte et le vise au moins une fois par semaine et répond le jour même aux observations qui y figurent. Pour la vitrerie, un bon d’intervention indique notamment la nature, le lieu, la date, l’horaire et les agents; il est présenté pour visa à un représentant désigné. Il atteste la réalisation, sans valoir acceptation définitive.

Le titulaire est soumis à une obligation de résultat portant sur l’aspect, le confort, la propreté et l’hygiène. Le dispositif qualité comprend au minimum un autocontrôle mensuel par site et un compte rendu mensuel, des contrôles contradictoires bimestriels pour le nettoyage des locaux et des contrôles inopinés dont le nombre n’est pas limité. Le plan d’action correctif est remis sous 5 jours après un constat d’insuffisance; pour une note inférieure à 70/100, le plan d’amélioration est attendu sous 3 jours. Le délai de remise en état prévu ne peut dépasser 15 jours.

Un outil informatisé permet le suivi en temps réel des plannings et interventions, des réclamations, contrôles, non-conformités, échanges et documents. Un rapport annuel d’activité rassemble notamment le personnel affecté, les anomalies, les produits et fiches de sécurité à jour, les autocontrôles et les actions correctives.