Navettes intersites de documents

Transfert aller-retour de documents entre bibliothèques, avec collecte des caisses pleines et retour des caisses vides. La desserte suit un circuit de cinq arrêts, puis une seconde boucle de quatre arrêts pour rapporter les caisses vides.

Deux tournées hebdomadaires sont prévues, le lundi et le jeudi. Si l’un de ces jours est férié, la tournée est décalée au lendemain. La première desserte intervient entre 9 h et 12 h ; la seconde doit être terminée avant 15 h. Si tous les points ou la majorité sont fermés lors d’un pont, la tournée n’a pas lieu ; la fermeture exceptionnelle d’un seul point ne l’annule pas. Le prestataire assure les tournées sauf annulation demandée par le SICD et signale tout problème.

Le calendrier suit l’année universitaire, de la dernière semaine d’août à la deuxième quinzaine de juillet, avec une interruption de 15 jours pour les vacances de fin d’année. Les dates de fermeture des bibliothèques sont communiquées en début d’année universitaire.

Caisses et manutention

Les caisses sont fournies par le SICD : 23 caisses professionnelles en polypropylène, empilables et gerbables, de 600 × 400 × 300 mm et d’une capacité de 60 l, avec ouverture crocodile et étiquettes d’identification. Le prestataire assure leur chargement et déchargement jusqu’aux points de dépôt et de stockage, ainsi que leur manipulation, leur stockage dans le véhicule et leur transport dans des conditions de sécurité, de propreté et de respect du matériel. Il prévoit les moyens adaptés, notamment EPI, matériel de roulage et de levage ; les caisses les plus lourdes sont placées en bas et les piles ne doivent pas être hautes. Aucun document ne doit être conservé à l’issue d’une tournée.

Véhicule, coordination et suivi

La tournée est effectuée avec un véhicule non polluant, de type électrique ; le choix du véhicule revient au prestataire, sous réserve de tenir compte du volume transporté. Le nombre maximal de caisses à bord au cours d’une tournée est de 23.

Un référent dédié, joignable par courriel ou téléphone portable, coordonne les tournées et leurs ajustements, accuse réception des demandes et informations du SICD par courriel et signale par écrit tout changement d’interlocuteur ou de coordonnées. Un échéancier prévisionnel est communiqué par le SICD et confirmé par écrit par le prestataire. Le SICD peut contrôler à tout moment la bonne exécution du service et l’état du matériel.

Le CCAP prévoit une réunion préalable au démarrage pour finaliser les modalités pratiques, une réunion en début d’année universitaire avec compte rendu rédigé par le titulaire, et des réunions trimestrielles à l’initiative du SICD. Le CCTP prévoit également trois réunions annuelles, en début d’année universitaire, en début d’année civile et au printemps.