Navettes intersites, courrier et affranchissement

Collecte, transport et livraison de courrier et de petits colis entre les sites, du lundi au vendredi. Les navettes régulières sont commandées selon les fréquences définies pour chaque site. Les navettes non régulières répondent aux demandes des membres du groupement en dehors des tournées prévues.

Sur les sites hors siège, les collectes ont lieu à partir de 15 h et avant la fermeture ; le courrier rejoint le siège le lendemain avant 8 h. Le courrier interne en provenance du siège est remis aux sites avant 10 h, à partir de leur ouverture. Au siège, le courrier interne est préparé par site destinataire pour un départ à partir de 17 h ; une collecte et une remise par jour y sont admises. Le courrier externe distribué le matin sur les sites reste à la charge de La Poste.

Les flux transportés comprennent notamment le courrier interne, les dossiers, les enveloppes à affranchir, les chèques et de petits équipements informatiques ou téléphoniques. S’y ajoutent des colis tels que cartons d’imprimés, fournitures, archives, posters en tubes ou matériel informatique et téléphonique. Le titulaire précise le poids unitaire maximal transporté, les objets exclus et la démarche possible pour une déclaration Ad Valorem.

Contenants et sécurité des flux

Le titulaire fournit les contenants de type OCEANS ou équivalent, les sous-contenants, scellés, étiquettes et consommables nécessaires, et en organise l’approvisionnement sur les sites. À titre indicatif, 410 contenants et 410 sous-contenants sont mentionnés comme disponibles à ce jour ; le titulaire doit néanmoins fournir les contenants et sous-contenants. Ceux-ci doivent être adaptés aux documents transportés ; les moyens de paiement sont placés dans un sous-contenant identifiable et sécurisé. Les scellés doivent garantir l’inviolabilité pendant le transport. L’étiquetage indique au minimum les adresses complètes de l’expéditeur et du destinataire, ainsi qu’un numéro de téléphone du service client du transporteur.

Ces équipements et leur renouvellement, entretien, remplacement et approvisionnement sont compris dans les prix des navettes, sans rémunération additionnelle. Le titulaire est responsable dès la prise en charge du contenant. Pour le courrier du siège, il centralise les flux sur une plateforme logistique ; les accès aux sites comprennent notamment un dépôt au local courrier du premier étage.

Traitement et affranchissement du courrier

Au siège, le titulaire traite les flux entrants et sortants : tri, dispatching, courrier recommandé, courrier remis par La Poste ou provenant des navettes. Le service fonctionne du lundi au vendredi, hors jours fériés, de 8 h à 17 h. Le courrier entrant comprend notamment les plis nominatifs, non identifiés, distribués par erreur, les PND/NPAI, les recommandés, journaux, magazines et colis ; le flux sortant comprend les envois internes en navette, les plis internes au siège et les envois à affranchir. Les flux déposés à l’accueil sont conservés à cet endroit jusqu’au vendredi à 15 h, puis transférés au local courrier pour tri et acheminement.

Pour l’établissement Île-de-France, le courrier entrant remis par La Poste à partir de 8 h est trié et dispatché dans le pigeonnier afin d’être disponible avant 11 h. Le titulaire collecte quotidiennement à 16 h le courrier interne destiné aux navettes et le courrier externe à affranchir.

Le titulaire regroupe les plis éligibles à la massification, les trie, les prépare, les conditionne et les affranchit selon les exigences de l’opérateur postal. Les plis collectés doivent être injectés dans le réseau postal ou remis à l’opérateur le jour même, sans allongement des délais. Le titulaire justifie les modalités et les gains tarifaires ; une flamme publicitaire ou un dispositif d’identification validé est apposé lorsque les conditions le permettent.

Les plis non massifiables sont préparés, conditionnés, pesés, taxés et affranchis au siège, puis remis ou collectés par l’opérateur à partir de 17 h le jour même. Le titulaire différencie les comptes de facturation des entités et assure la traçabilité des recommandés, la conservation et la restitution des preuves de dépôt. Toute exclusion de la massification est justifiée par des contraintes réglementaires, techniques, opérationnelles ou économiques.

Moyens, suivi et continuité

Pour le service courrier, le titulaire fournit notamment le mobilier et le petit équipement de tri, un logiciel de suivi des recommandés, des outils de consolidation et de reporting, ainsi que les moyens humains nécessaires, les EPI et une tenue identifiable. Pour l’affranchissement, il met à disposition une machine avec consommables, assure sa maintenance et son paramétrage, et fournit les outils de consolidation et les moyens humains. L’acheteur met à disposition une salle courrier avec deux pigeonniers et un espace de confidentialité.

Le titulaire transmet quotidiennement par courriel les anomalies des navettes, avec leur cause et leur imputation, puis mensuellement un rapport qualité sur la ponctualité des collectes et remises. Il fournit mensuellement un état des volumes et dépenses d’affranchissement par catégorie postale et par entité, et semestriellement un bilan de massification comparant tarifs publics, tarifs obtenus et économies réalisées, avec justificatifs sur demande. Les reportings doivent permettre tris, filtres, regroupements et extractions par entité, direction, agence, adresse ou structure communiquée ; leur production et adaptation sont comprises dans les prestations.

Le titulaire participe à une réunion de lancement, aux réunions semestrielles de suivi et à la réunion de clôture. Il produit les comptes rendus, rapports de suivi et rapport final attendus. Une préparation prévisionnelle de dix jours ouvrés sert notamment au repérage avec preuve, aux livraisons à blanc, à l’établissement des feuilles de route et à la validation des accès et modalités ; le démarrage suppose la validation du procès-verbal de bonne réalisation. Le titulaire doit disposer d’un plan de continuité d’activité, d’un site de secours pour l’affranchissement, d’un contrat de maintenance et de moyens de continuité en cas de grève ou de sinistre. Il assure un service minimum et propose des solutions de remplacement en cas d’interruption.