Multidiffusion d'annonces immobilières

Mise à disposition d’une plateforme web permettant à Vilogia de saisir, publier, mettre à jour et gérer les annonces de programmes immobiliers neufs sur plusieurs portails depuis une interface unique. La solution doit permettre la saisie manuelle ou en masse des annonces selon la typologie des biens, l’identification du programme par code POT, la gestion des stocks disponibles et la sélection des supports de diffusion.

Les utilisateurs doivent pouvoir renseigner les caractéristiques des programmes et les critères de sélection des portails — notamment parking, terrasse, gardien, PSLA ou TVA réduite —, téléverser des photographies ou leurs URL et sélectionner les supports destinataires. L’interface pourra être raccordée au CRM interne de Vilogia et rester disponible comme solution de secours en cas de défaillance de cette liaison.

Gestion des annonceurs et des contrats

Le titulaire reprend, sur mandat de Vilogia, la gestion des contrats en cours avec les annonceurs et assure les négociations, la souscription et la gestion contractuelle pour les annonceurs sélectionnés dans chaque marché subséquent. Il fournit la liste des annonceurs disponibles sur sa plateforme et contractualise avec les supports retenus par Vilogia selon le type d’annonces demandé.

La prestation comprend également la centralisation et la répartition de la facturation des contrats annonceurs selon les territoires, les programmes et la volumétrie définis par Vilogia.

Contacts prospects et intégration CRM

La solution centralise les contacts générés par les formulaires des portails immobiliers, les traite et les transmet au CRM de Vilogia afin de créer les prospects et opportunités.

• Dépôt de la liste des contacts sur un serveur de Vilogia deux fois par jour, à 6 h et 14 h, selon la trame contractuelle
• Conservation des données de contacts pendant 3 mois, puis suppression
• Rejet ou mise en attente des leads sans téléphone ou adresse électronique valides, sans identification du programme ou de la clé du lot, ou sans canal d’origine
• Numéro de téléphone composé exclusivement de 10 caractères numériques

Le titulaire doit prévoir l’intégration technique des leads dans le CRM et, à moyen terme, la possibilité d’une connexion automatisée entre le CRM et la plateforme.

Reporting et supervision

La solution fournit des indicateurs accessibles depuis l’interface et des rapports statistiques actualisés au minimum chaque mois. Les rapports portent notamment sur les annonces en cours, les annonces uniques publiées, les formulaires générés, les clics et le coût par lead, par programme et par support.

Les analyses doivent pouvoir être affichées par semaine, mois, trimestre, année ou période personnalisée, avec des filtres portant sur la location ou la vente, l’organisme Vilogia et le territoire. Des indicateurs en temps réel sont également attendus sur l’interface.

Disponibilité, maintenance et support

Le front office de gestion des annonces, de consultation des rapports et de supervision des flux doit être disponible du lundi au vendredi, de 8 h à 20 h, avec un taux de disponibilité de 99 %. Les maintenances matérielles, logicielles ou de sauvegarde peuvent être planifiées sur ces horaires après accord des parties et avec un préavis d’une semaine.

Le titulaire assure la maintenance corrective, adaptative, préventive et réglementaire, l’assistance, le suivi des anomalies, les mises à jour logicielles et fonctionnelles ainsi que la correction des vulnérabilités. Un outil web enregistre les demandes, incidents, niveaux de priorité, délais d’intervention et statuts.

• Assistance : intervention sous 1 jour ouvré et réponse sous 2 jours ouvrés
• Incident bloquant P1 : intervention sous 4 heures ouvrées ; résolution ou contournement sous 8 heures, puis résolution définitive sous 16 heures en cas de contournement
• Incident majeur P2 : intervention sous 8 heures ouvrées ; résolution ou contournement sous 16 heures, puis résolution définitive sous 24 heures en cas de contournement
• Incident mineur P3 : intervention sous 16 heures ouvrées et résolution sous 5 jours ouvrés

Pilotage, sécurité et données

Le titulaire désigne un interlocuteur unique habilité à engager l’entreprise, centralise les demandes et participe aux points de pilotage à la demande de Vilogia, à distance si nécessaire.

Les données sont hébergées en France ou dans un État membre de l’Union européenne. Le titulaire agit comme sous-traitant RGPD pour les coordonnées des prospects et doit traiter les données uniquement selon les instructions et finalités de Vilogia, sans utilisation commerciale.

Il doit assurer la confidentialité, la formation des personnes autorisées, la tenue du registre des traitements, la protection des données dès la conception et par défaut, ainsi que le chiffrement ou la pseudonymisation, la résilience, la restauration et les transferts sécurisés. Les demandes de droits sont transmises au DPO de Vilogia sous 48 heures au maximum et les violations de données sont notifiées sous 24 heures. En fin de prestation, les données et leurs copies sont détruites et cette destruction est justifiée par écrit.