Modernisation audiovisuelle des espaces de réunion

Fourniture et intégration d’équipements et de prestations pour moderniser ou installer des espaces de réunion. Selon les salles et les commandes, le périmètre comprend l’étude, le dimensionnement, la fourniture, l’installation, le paramétrage, la mise en service et le maintien en condition opérationnelle de systèmes audiovisuels, de visioconférence et d’automation. Les équipements doivent s’intégrer à Microsoft Teams Rooms (MTR), à Visio de la DINUM et, selon les configurations, à d’autres plateformes compatibles telles que Webex et Zoom. Les licences MTR, liaisons IP et alimentations courant faible/courant fort jusqu’aux espaces sont à la charge de l’ARS.

Salles fixes

Les salles doivent offrir un fonctionnement autonome MTR, normalement certifié sur Android, ainsi qu’un mode BYOD permettant d’utiliser depuis un ordinateur les caméras, microphones, haut-parleurs et écrans. Le passage d’un mode à l’autre doit être simple et ne demander ni intervention technique ni reconfiguration par l’utilisateur. Le partage de contenu doit être possible en visioconférence comme en présentation locale. Une console tactile certifiée est prévue pour les salles MTR : environ 10 pouces, résolution minimale 1 280 × 800, Ethernet, alimentation PoE et support de table.

• Petites salles et bureaux : barre audiovisuelle tout-en-un réunissant caméra, microphones, haut-parleurs, traitement et fonctions MTR, sans PC dédié supplémentaire. Caméra d’au moins 20 MP, 4K UHD à 30 images/s, champ horizontal de 95° et zoom 5× ; captation audio utile sur au moins 4,5 m, avec beamforming, annulation d’écho, réduction du bruit et contrôle automatique du gain. Haut-parleurs intégrés d’une puissance équivalente à au moins 2 × 5 W. Un écran de 45, 55 ou 65 pouces selon la commande ; connectiques BYOD USB et HDMI, sans intégration spécifique dans le mobilier.
• Salles moyennes et grandes : deux écrans identiques de 55 ou 65 pouces, installés côte à côte, et dispositif de raccordement utilisateur modulaire, dissociable du mobilier. En salle moyenne, caméra d’au moins 20 MP, 4K UHD à 30 images/s, champ horizontal de 95° et zoom 5× ; captation utile sur au moins 6 m et haut-parleurs équivalents à 2 × 20 W. En grande salle, captation vidéo 4K UHD, système à double optique ou équivalent, définition totale d’au moins 2 × 20 MP pour une architecture double capteur, optique grand-angle de 120° minimum, cadrage resserré des participants éloignés et zoom d’au moins 7× ; captation audio utile sur au moins 7,5 m. Des extensions audio et vidéo sont prévues si les dimensions l’exigent.
• Écrans et intégration : écrans professionnels à dalle IPS ou équivalente, 4K UHD (3 840 × 2 160), 60 Hz, luminosité minimale de 400 cd/m² et angle de vision de 178° ou équivalent, avec HDMI compatible CEC, RJ45 et pilotage RS-232, IP ou équivalent. Fixations murales et cheminements de câbles discrets, protégés mécaniquement et accessibles pour la maintenance ; extensions actives à fournir et installer lorsque les distances rendent les liaisons directes peu fiables.

Salles complexes et équipements complémentaires

Les projets complexes ou sur mesure donnent lieu à une étude préalable des usages, capacités, dimensions, distances de visualisation, zones de captation, modularité, équipements existants, mobilier, câblages et besoins réseau et électriques. Le titulaire remet une architecture complète et un synoptique fonctionnel précisant chaînes audio et vidéo, interfaces MTR, mode BYOD, implantations et scénarios de salle. Les prérequis de réseau et d’alimentation ne sont pas réalisés par le titulaire ; il adapte les terminaisons finales utiles à l’intégration audiovisuelle.

Selon le besoin, les solutions peuvent comprendre plusieurs caméras, microphones de table ou de plafond, microphones HF, processeurs audio, enceintes et amplificateurs, matrices HDMI, distribution vidéo sur IP, automation, mobilier et boîtiers de connexion. Les équipements complémentaires doivent s’intégrer à l’architecture MTR retenue. Les solutions de distribution assurent, selon la configuration, le transport 4K UHD, la gestion EDID et HDCP et le routage USB ou des données de contrôle.

L’automation peut piloter l’alimentation des appareils, le routage des sources, les zones audio, les positions de caméra et les configurations de salles modulaires, sans recâblage lors d’un changement de configuration. Les systèmes de conférence audio peuvent être filaires, sans fil ou hybrides ; une centrale filaire gère au moins 40 postes, et les postes sans fil ont une autonomie minimale de 12 heures. Les microphones HF main ont une autonomie minimale de 9 heures. Les meubles audiovisuels mobiles couvrent les configurations simple écran de 40 à 90 pouces ou double écran de 40 à 75 pouces, avec gestion des câbles et roulettes avec blocage.

Pour l’ameublement d’une salle complexe ou neuve, le périmètre peut inclure tables, chaises, fauteuils, meubles techniques et accessoires, ainsi que leur coordination avec les angles de caméra, la captation audio, les écrans et les câbles. Les meubles ou espaces recevant des appareils actifs doivent être ventilés pour prévenir la surchauffe. Avant la commande définitive du mobilier et des principaux éléments d’intégration, des plans cotés, vues en élévation et, selon la complexité, représentations ou rendus 3D sont soumis à validation. Le titulaire assure ensuite fourniture, montage, installation et réglages.

Périphériques mobiles, mise en service et maintenance

Les kits mobiles répondent aux besoins ponctuels de réunion, conférence, point presse ou renfort audio/vidéo. Ils sont transportables, rapidement déployables et livrés avec les câbles, alimentations, chargeurs, adaptateurs, batteries, housses ou caisses et supports nécessaires. Le catalogue peut inclure sonorisation mobile et microphone HF, vidéoprojecteur Full HD d’au moins 4 000 ANSI lumens, caméra PTZ 4K UHD à 30 images/s avec zoom optique d’au moins 12×, caméra de réunion panoramique 360° 4K, et microphone/haut-parleur USB mobile compatible BYOD. Le titulaire doit aussi pouvoir diagnostiquer, réparer ou remplacer les périphériques mobiles existants ou fournis, leurs accessoires, batteries, alimentations et câblages, puis vérifier leur fonctionnement local et/ou en BYOD.

L’installation et la mise en ordre de marche comprennent raccordement, configuration, paramétrage, intégration et essais ; elles sont réalisées dans un délai maximal de 30 jours à compter de la date contractuelle de livraison, sauf délai inférieur fixé au bon de commande. Le titulaire remet un procès-verbal de mise en ordre de marche et les documents utiles à l’exploitation et à la maintenance. Les vérifications peuvent inclure des contrôles quantitatifs, une vérification d’aptitude et, si applicable, une vérification de service régulier. Pour les salles complexes, les essais couvrent notamment MTR, réunions tierces prévues, BYOD et Visio DINUM lorsqu’ils sont prévus, caméras, son, écrans, partage et scénarios d’automation ; une recette fonctionnelle en conditions réelles est réalisée avec le représentant de l’acheteur.