Équipements de visioconférence

Le marché associe la fourniture des équipements, les études préalables, le câblage, l’installation et la mise en service des salles. Le DQE prévoit 20 configurations : 1 petite salle, 12 salles moyennes, 6 grandes salles génériques et 1 salle modulable spécifique. Il prévoit également 13 audits de site. La maintenance, commandable en option, est prévue sur trois ans.

Solutions et exigences par salle

Les salles petites accueillent 2 à 3 personnes, les moyennes 8 à 10 et les grandes jusqu’à 30. Les caméras doivent proposer une résolution 4K ou Full HD, un autofocus et une correction automatique de luminosité. Les microphones doivent capter à 360° avec réduction du bruit ; des micros d’extension sont prévus pour les grandes salles. Les haut-parleurs doivent assurer une restitution claire, sans distorsion, avec gestion de l’écho et renfort vocal pour les très grandes salles. Les écrans sont dimensionnés selon la salle : 32 à 55 pouces pour les petites et moyennes, au moins 75 pouces pour les grandes, ou vidéoprojecteur. Les solutions comprennent aussi une unité de calcul/codec compatible Microsoft Teams Rooms (MTR), le partage sans fil, les accessoires, supports et câbles nécessaires.

Les équipements doivent s’intégrer au parc Yealink existant ou démontrer une équivalence fonctionnelle et technique sans coût supplémentaire. Le démarrage d’une réunion doit prendre moins de 10 secondes. Une salle modulable du 6e étage, d’une capacité variant de 20 à 40 personnes, exige une intelligibilité de la parole et une diffusion homogène dans toutes ses configurations, sans micros individuels pour les intervenants.

Audit, conception et installation

Avant toute installation, le titulaire vérifie les dimensions, l’acoustique, les contraintes d’implantation, les prises électriques et réseau, le VLAN, les fixations et les besoins de câblage. Les audits nécessaires sont inclus ; lorsqu’un audit est réalisé, son rapport par site est soumis à validation. Avant toute commande ou intervention, un dossier de conception détaillée doit être validé par écrit. Il présente notamment les références des matériels, plans d’implantation, schémas de raccordement, flux réseau, prérequis, supervision, maintenance et scénarios de recette.

Le titulaire fournit, pose et raccorde les câbles Ethernet, HDMI et d’alimentation, configure les ports VLAN avec les équipes réseau, monte les supports et paramètre MTR et le partage sans fil. Les livraisons doivent être planifiées et validées en amont ; les équipements sont acheminés jusqu’aux salles, sans dépôt en limite de propriété ou à l’accueil.

Mise en service, formation et livrables

Chaque salle fait l’objet de tests fonctionnels et d’une validation formelle. La recette comporte au minimum 11 vérifications : appels Teams entrant et sortant, partage filaire et sans fil, captation des microphones, restitution des haut-parleurs, cadrage et fonctions caméra, connectivité réseau et flux, supervision lorsqu’elle est prévue, redémarrage et reprise de service, et fonctionnement du compte MTR. Un échec peut entraîner le refus de la recette jusqu’à correction.

Les livrables comprennent les rapports d’audit lorsqu’ils sont réalisés, plans et schémas, références et numéros de série, versions logicielles, documentation d’administration et guides utilisateurs, checklist de validation signée pour chaque salle, PV de mise en service, procédure de dépannage de niveau 1 et documentation de supervision. Les formations concernent les utilisateurs finaux et les administrateurs ; elles peuvent se tenir à distance ou en présentiel. L’assistance au démarrage inclut l’aide à distance, les premières demandes et les ajustements mineurs de configuration.

Supervision et maintenance facultative

La supervision doit pouvoir s’intégrer à Centreon via SNMP, avec fourniture des OID, seuils d’alerte, états, documentation et procédures d’exploitation. Si Constructys commande la maintenance, celle-ci couvre équipements MTR, caméras, microphones, haut-parleurs, écrans, partage, accessoires et logiciels : assistance téléphonique, traitement des incidents, mises à jour correctives et de sécurité, maintien des configurations, remplacement d’équipements défectueux et rapports d’intervention. Le support est accessible du lundi au vendredi, de 8 h à 18 h, hors jours fériés. Les engagements minimaux sont : incident critique, GTI 4 h ouvrées et GTR J+1 ouvré ; majeur, GTI 8 h ouvrées et GTR J+2 ouvrés ; mineur, GTI J+1 ouvré et GTR J+5 ouvrés. En cas de remplacement nécessaire, un équipement équivalent assure la continuité d’activité.

Déchets, sécurité et pilotage

Le titulaire collecte et évacue les équipements déposés et emballages, trie les déchets dans les filières réglementaires et fournit les justificatifs de traitement, recyclage ou destruction. Il efface de manière sécurisée les données des équipements remplacés. Les installations doivent être sécurisées, esthétiques et laisser les locaux en état après intervention. Le projet est suivi par un COPROJ hebdomadaire et un COPIL mensuel ou à chaque jalon ; les comptes rendus sont diffusés au plus tard 72 heures après les réunions.