Mission d’ordonnancement, pilotage et coordination des travaux

La prestation porte sur l’ordonnancement, le pilotage et la coordination des travaux de rénovation d’un ERP de type R, classé en 5e catégorie. Elle doit permettre le maintien des activités du bâtiment pendant les travaux, avec gestion des interfaces entre le maître d’ouvrage, le maître d’œuvre, les entreprises, le contrôleur technique et le coordonnateur SPS.

Les travaux suivis visent notamment la correction des défauts d’étanchéité de la toiture, le renforcement de la charpente, la rénovation énergétique et la réhabilitation des espaces non occupés. La mission comprend également la gestion des éventuels déménagements temporaires des agents occupants.

Organisation et études

• Analyse des tâches élémentaires d’études d’exécution et de travaux, détermination des enchaînements et du chemin critique au moyen de documents graphiques.
• Élaboration de l’organigramme fonctionnel, du répertoire des intervenants et du schéma de diffusion des informations et de circulation des documents.
• Recensement et analyse des contraintes calendaires, administratives, techniques, financières, foncières, de phasage, d’emprise sur le domaine public, d’autorisations, de conservation des ouvrages et de maintien de l’occupation.
• Assistance au choix du mode de dévolution des marchés de travaux, des critères de sélection, des cadres de réponse et, le cas échéant, d’une cellule de synthèse.
• Élaboration du calendrier général de l’opération, de la note d’organisation du chantier, du projet de plan d’installation, des plans de phasage éventuels et du projet de convention de compte prorata.
• Mise à jour du calendrier général tous corps d’état et établissement des calendriers relatifs aux essais et à la fourniture des échantillons.

Assistance à la passation des travaux

Le titulaire analyse les offres et variantes des entreprises pour les aspects relevant de l’OPC, propose avec le maître d’œuvre les éventuels points de négociation et participe à la mise au point des marchés. Il établit le calendrier prévisionnel allant de la désignation des titulaires au démarrage des travaux, en intégrant la préparation, les actions préalables du maître d’ouvrage, les documents réglementaires et contractuels, les études d’exécution, leurs validations, les soumissions de matériaux, matériels et équipements ainsi que les délais de fabrication et d’approvisionnement.

Préparation et installation de chantier

• Recensement des rôles, responsabilités, contraintes techniques et formalités administratives ; mise à jour des organigrammes et répertoires.
• Coordination avec le maître d’œuvre et le CSPS de l’organisation générale du chantier : accès, installations, alimentation, circulation et gardiennage.
• Suivi de l’échéancier prévisionnel des dépenses et tenue d’un journal de chantier remis au maître d’ouvrage en fin de chantier.
• Planification et coordination des études d’exécution, du circuit de vérification et d’approbation, des validations et des actions correctives en cas de retard.
• Analyse des tâches, contraintes de préfabrication et d’approvisionnement, délais partiels et effectifs ; définition de l’ordre des interventions.
• Élaboration du calendrier détaillé d’exécution soumis au maître d’ouvrage, signé par les entreprises et notifié par ordre de service par le maître d’œuvre.
• Production de graphes concernant l’organisation du chantier, les démarches et visas, les commandes et livraisons, l’exécution par corps d’état, la finition, les vérifications techniques, les essais, la mise en service et les opérations préalables à la réception.
• Organisation de la réunion de démarrage et des réunions de concertation avec les entreprises.

Exécution des travaux

Le titulaire déclenche les interventions, confirme les dates de début et de fin des tâches, contrôle l’avancement et enregistre les écarts au calendrier. Chaque semaine, il compare les prévisions d’avancement avec l’avancement constaté, alerte les entreprises défaillantes et étudie les mesures correctives. Il met à jour ou recale le calendrier, détermine les nouveaux chemins critiques et présente un rapport circonstancié lorsque le délai global doit être prolongé.

Il établit un rapport mensuel synthétique indiquant l’état d’avancement, les responsabilités en cas de retard, les solutions correctives et l’évolution prévisible de l’opération. Il recueille les relevés météorologiques, comptabilise les arrêts de chantier, suit les fabrications et approvisionnements, planifie les ouvrages témoins, la remise des échantillons, les DOE et le DIUO.

• Réunions hebdomadaires d’OPC avec compte rendu et diffusion, mentionnant les effectifs et moyens présents.
• Visites du chantier autant que nécessaire et participation aux réunions et visites conduites par le maître d’œuvre.
• Réunions interentreprises, constats contradictoires, suivi des observations du maître d’œuvre, du contrôleur technique et du CSPS.
• Tenue d’une bibliothèque de documents à jour et assistance à la gestion du compte prorata.
• Suivi du nettoyage du chantier, de ses accès et abords, de sa fermeture et de la protection des ouvrages exécutés.
• Planification des interventions extérieures, mise à jour de l’échéancier des dépenses et transmission du tableau des pénalités et retenues provisoires.
• Organisation des visites de réception de supports et de constat des dégradations en fin de tâche.

Réception et levée des réserves

Le titulaire établit le calendrier détaillé des opérations préalables à la réception, incluant les essais, contrôles et mises en service des équipements techniques. Il planifie les formations d’utilisateurs lorsqu’elles sont prévues, coordonne les travaux de levée des réserves, organise le repliement des installations et la remise en état, planifie la remise des DOE, établit le rapport de fin de chantier et assiste le maître d’ouvrage pour les mémoires en réclamation relatifs à l’OPC.

Il planifie également les opérations liées à une éventuelle commission de sécurité, organise les visites de parfait achèvement et programme les travaux nécessaires pendant l’année de garantie.

Interfaces et contraintes particulières

Les calendriers prévisionnels, l’ordonnancement, les effectifs et chaque version du calendrier détaillé sont communiqués au coordonnateur SPS. Le titulaire l’informe de ses réunions, lui transmet les documents de sécurité et de protection de la santé, vise les observations du registre journal et donne suite aux mesures préconisées.

Les délais contractuels indiqués pour les livrables comprennent notamment 20 jours pour les livrables de la phase PRO, 14 jours pour les avis sur le DCE, 10 jours pour l’analyse des offres travaux et le calendrier prévisionnel, 7 jours pour leur mise à jour et 20 jours pour les livrables de préparation de chantier. Les comptes rendus de réunion OPC sont remis sous 3 jours et les comptes rendus mensuels sous 10 jours. Le calendrier des OPR est établi sous 7 jours et le rapport de fin de chantier sous 21 jours.