Mission d’ordonnancement, pilotage et coordination

Mission d’ordonnancement, de pilotage et de coordination des études et travaux de restauration des décors classés des salons du 1er étage de l’Hôtel de Rohan. Le titulaire intervient auprès de l’acheteur, de la maîtrise d’œuvre, des entreprises, du contrôleur technique, du CSPS, du CSSI et des autres intervenants, sans disposer d’un pouvoir de commandement direct sur leurs personnels.

Le site reste occupé par les Archives nationales, l’administration centrale du ministère de la Culture, le centre d’études Picassiennes et les visiteurs des musées et jardins. La mission doit intégrer la réouverture du rez-de-chaussée de l’Hôtel de Rohan, les obligations de l’article GN13 de l’arrêté du 25 juin 1980, les interfaces avec un chantier extérieur intermittent et les croisements de flux.

Phases et coordination des études

• Avis sur les moyens et méthodes des entreprises lors de l’analyse des offres, sous l’angle de leur incidence sur le chantier
• Répertoire contractuel des délais de production, enregistrement des questions et réponses, suivi des décisions en instance
• Collecte et archivage du dossier de chantier, des documents « Bon pour exécution » et des échantillons présentés par les entreprises
• Organigramme des intervenants, circuit de diffusion documentaire et règles de relations inter-entreprises
• Organisation des réunions d’études techniques, de synthèse, de planification et de coordination, avec comptes rendus
• Suivi des plans d’exécution, notes de calcul, visas de la maîtrise d’œuvre, avis du contrôleur technique et observations du CSPS

Les documents écrits sont remis en PDF et dans leur format natif, notamment Word, Excel et AutoCAD. L’analyse des offres est remise sous 4 semaines après réception des dossiers. Les comptes rendus sont remis au plus tard 2 jours ouvrés après les réunions et les autres documents demandés sous 7 jours, sauf délai spécifique.

Préparation et planification du chantier

Élaboration des calendriers des travaux préliminaires, des études et travaux, des commandes, fabrications, approvisionnements, essais et vérifications de fonctionnement. Le titulaire identifie les tâches élémentaires, contraintes, enchaînements et interfaces, produit les graphes, réseaux et lissages, puis remet les calendriers détaillés de chaque lot après acceptation de la maîtrise d’œuvre.

Le calendrier général, établi au moins 30 jours avant la fin de la préparation, est complété par :

• Calendrier des nuisances, actualisé chaque semaine, notamment pour les travaux bruyants
• Plans de phasage et d’installations de chantier : base vie, clôtures, levage, accès et stockage
• Programme des installations communes, bureaux, vestiaires et zones de réunion ou de stockage des plans et échantillons
• Plans et plannings affichés en salle de réunion, avec avancement hebdomadaire
• Contrôle des zones d’intervention, du filtrage des personnes et de l’affectation des passes

Pilotage de l’exécution

Organisation et participation aux réunions de chantier hebdomadaires, réunions mensuelles de coordination, réunions de synthèse et réunions thématiques. Le titulaire élabore les comptes rendus, tableaux de bord, calendriers thématiques, rapports quotidiens et rapports d’activité.

Il recense quotidiennement les présences, moyens humains et matériels, mouvements de matériels, devis, ordres de service, échantillons remis et acceptés, graphes pointés et intempéries. Les effectifs sont détaillés par entreprise, catégorie d’intervenant, quantité, qualification, poste et localisation. L’avancement des travaux est vérifié, notamment dans les projets de décomptes mensuels sous 3 jours.

La prestation comprend également :

• Pointage permanent des études, travaux, effectifs et tâches, avec alertes et propositions de rattrapage
• Rapports mensuels d’avancement et courbes mensuelles d’effectifs réels et prévisionnels
• Mise à jour des plannings recalés, plans d’installation et dispositions de cheminement
• Organisation des livraisons, accès des véhicules, levage, stockage et autorisations de voirie
• Gestion des ouvertures et fermetures de zones, visites de fin de phase, clefs, dégradations et réparations
• Suivi des documents BPE, travaux modificatifs, devis, ordres de service, procédures ATEX et avis préalables
• Vérification des reportages photographiques hebdomadaires et des tests inopinés par lingette plomb

Réception et achèvement

Planification des travaux, essais, épreuves, vérifications techniques, mises en route, finitions et levée des réserves. Le titulaire organise les visites de pré-réception, participe aux opérations préalables à la réception, relance les entreprises et suit les réserves critiques ou génératrices de nuisances.

Il planifie et suit la constitution des DOE et DIUO, les visites contradictoires d’état des lieux, le repliement des installations, les opérations précédant l’exploitation et le dernier test lingette plomb. Il établit le rapport de fin de chantier et contrôle notamment la remise des plans de recollement, notices d’entretien et d’exploitation, nomenclatures de pièces de rechange, coordonnées des fournisseurs, attestations de contrôle de sécurité et contrats de garantie.

Assistance financière et organisationnelle

Assistance à la maîtrise d’ouvrage et à la maîtrise d’œuvre pour les échéanciers financiers, leur mise à jour mensuelle en phase travaux, l’identification des tâches critiques pénalisables, le rapprochement des avancements avec les plannings et l’analyse des mémoires en réclamation. Le titulaire produit des notes d’hypothèse et des analyses détaillées sur les incidences calendaires.

Il gère les autorisations d’accès et badges, informe les personnels des règles d’accès et de sécurité, alerte sur les sous-traitants non déclarés et assiste l’acheteur dans ses relations avec les concessionnaires. La mission comprend un rapport d’activité mensuel en conception, bimensuel dès le début des travaux et un rapport hebdomadaire de pointage.

Contraintes de sécurité et de site

Les travaux se déroulent en site occupé avec présence avérée de plomb sous les parquets, sans assainissement prévu de cette zone. Les entreprises doivent évoluer en confinement plomb. Le titulaire contrôle l’état initial des installations et échafaudages par tests lingette, vérifie les tests dans les bungalows, organise le dernier contrôle et assure le suivi des prescriptions de la MISSA.

Il veille au maintien des isolements au feu des stockages, des évacuations du personnel et de l’accès des secours, ainsi qu’au nettoyage et à l’entretien du chantier, de ses accès et abords. Les relevés météorologiques quotidiens comprennent notamment température, vent, précipitations, gel, brouillard et neige.