Mission de LEAN Manager phase études

Mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage destinée à intégrer une démarche Lean Construction au pilotage de la conception d’une opération de restructuration et d’extension d’un lycée. Le LEAN Manager agit dans une démarche collaborative avec les parties prenantes, sans se substituer au maître d’œuvre, qui conserve la responsabilité du développement de la conception.

La mission couvre notamment les bâtiments E, F, G et I ainsi que les aménagements extérieurs associés. Elle vise à améliorer la coordination, la prévisibilité du projet, la maîtrise des délais et la création de valeur en mobilisant les acteurs en amont et en anticipant les difficultés de conception.

Outils et organisation Lean

• Mise en place et maintenance des outils de planification et d’organisation, notamment une plateforme de gestion de projet de type Obeya ou équivalent.
• Obtention des engagements des parties prenantes et traitement des gaspillages liés à la surproduction, aux temps d’attente, aux transports intersites, au stockage d’informations, aux opérations inutiles, à la production trop précoce et à l’inadéquation des compétences.
• Organisation d’une formation initiale sur le Lean Construction et présentation des outils aux parties prenantes.
• Production d’un support de formation et de présentation proposant une organisation claire de la phase conception.

Séminaires de lancement

Un séminaire est prévu au démarrage de chaque phase d’étude. Il réunit les principales parties prenantes et s’appuie sur un outil de planification de type Last Planner System. Il doit permettre de :

• rappeler les objectifs et particularités du programme ;
• harmoniser la compréhension du programme par les acteurs ;
• identifier les enjeux, risques et opportunités ;
• établir un processus de travail fondé sur un planning partagé et des indicateurs d’avancement et de satisfaction du client ;
• favoriser le team building de l’équipe de conception ;
• réaliser, pour les phases APD et PRO, un bilan de la phase précédente et un retour d’expérience.

La planification et les indicateurs convenus sont remis à l’issue de chaque séminaire.

Animation et suivi des études

Pour chaque phase d’étude, le titulaire pilote les étapes de développement, identifie les jalons et organise un cadre de travail collaboratif. Il favorise les échanges entre l’équipe de conception et la maîtrise d’ouvrage ou son représentant, mesure la satisfaction du client et organise des revues intermédiaires de projet.

Des réunions hebdomadaires en visioconférence sont conduites en coanimation avec la maîtrise d’œuvre selon une animation à intervalles courts. Elles portent sur l’avancement des tâches, les objectifs à 1 semaine et à 6 semaines, le respect du planning, les interfaces, les blocages et les demandes d’arbitrage. Chaque réunion ne doit pas dépasser 1 heure et donne lieu à un compte rendu présentant les avancements, arbitrages, mises à jour du suivi et tâches à venir.

Le LEAN Manager prépare avec le maître d’œuvre les revues de projet consacrées aux thèmes développés, aux points bloquants, aux éventuelles variantes et au budget. Un compte rendu est établi après chaque revue. La plateforme collaborative de type Obeya ou similaire est ouverte à la maîtrise d’ouvrage, aux prestataires, aux assistants à maîtrise d’ouvrage et à la maîtrise d’œuvre.

Analyse des dossiers de maîtrise d’œuvre

À l’issue de chaque rendu d’étude, le titulaire participe à la réunion de présentation et analyse le calendrier prévisionnel des travaux ainsi que le phasage proposé. L’analyse porte sur la prise en compte des enjeux calendaires, des jalons, de l’organisation optimisée du chantier et des sujets techniques susceptibles d’avoir un impact sur la durée de la phase travaux.

Elle identifie les améliorations possibles par le Lean Construction ou les risques de décalage, synthétise les réunions et sujets traités pendant la phase, établit un bilan de la collaboration et propose des pistes d’amélioration pour la phase suivante. À la demande de la maîtrise d’ouvrage, le titulaire présente son analyse et accompagne la maîtrise d’œuvre dans la mise en œuvre des améliorations. Un rapport d’analyse est remis pour les dossiers APS, APD et PRO ; les phases concernées ne sont achevées qu’après validation de ces rapports par la maîtrise d’ouvrage.

Rendus et supports

• Outils de planification et d’organisation : remise sous 2 semaines après notification.
• Projet de support de formation et présentation du Lean Construction : remise sous 1 semaine après notification.
• Planification et indicateurs de chaque phase : remise sous 3 jours après le séminaire.
• Comptes rendus des réunions hebdomadaires et des revues de projet, avec mise à jour des outils : remise sous 3 jours après chaque réunion ou revue.
• Rapports d’analyse APS, APD et PRO et bilans des phases : remise sous 1 semaine après chaque rendu correspondant.

Les documents sont transmis par voie électronique en format Word, XLSX ou PDF, précédés d’une synthèse. Un récapitulatif des documents établis est remis en fin de phase sur clé USB avec un sommaire. Les fichiers doivent respecter les formats compatibles demandés, être traités par antivirus et rester accessibles aux acteurs autorisés selon les droits définis par la maîtrise d’ouvrage.