Fourniture et mise au rebut de hottes et postes de sécurité microbiologique

Le marché porte sur la fourniture, la livraison, le déballage, l’installation et la qualification de nouveaux équipements conformes aux exigences réglementaires et normatives en vigueur : postes de sécurité microbiologique (PSM), hottes à flux laminaire, hottes PCR et hottes chimiques de type ETRAF. Les quantités estimatives globales sont de 11 PSM et 1 ETRAF à fournir, ainsi que 11 PSM et 1 ETRAF à mettre au rebut.

Le parc indicatif de l’EFS-IDF comprend 34 PSM, 10 ETRAF, 1 hotte à flux laminaire, 2 hottes PCR et 6 bras aspirants. Les équipements sont livrés, déballés, installés et qualifiés par le titulaire. La date d’installation est arrêtée avec le responsable du site ou du pôle biomédical. La qualification intervient dans un délai maximal de 10 semaines à compter de la réception du bon de commande.

La garantie minimale est de 12 mois à compter de la qualification. Elle couvre le matériel, les pièces détachées, la main-d’œuvre et les déplacements ; la maintenance préventive et curative est à la charge du titulaire pendant cette période. Le titulaire intervient sous 2 jours ouvrés après demande par courriel et garantit le rétablissement dans les 5 jours ouvrés suivant l’intervention.

Mise au rebut et traçabilité

La mise au rebut intervient dans le cadre des opérations de maintenance ou lors de l’installation d’un nouvel équipement. Elle est réalisée dans les 15 jours ouvrés suivant la prise de contact, ou le jour même de l’installation en cas de remplacement.

Le bon d’enlèvement assure la traçabilité complète de l’équipement : type, modèle, options, numéro de série, dimensions et poids si possible, références de commande, date, lieu exact d’enlèvement et signatures des parties. Il est transmis sous 24 heures au pôle biomédical, au format PDF. Le formulaire de suivi des déchets, Cerfa n° 12571*01, est transmis au plus tard dans le mois suivant l’enlèvement.

Livraison, réception et documentation

Un contrôle de l’intégrité du conditionnement est réalisé à la livraison. Toute non-conformité confirmée et documentée entraîne le refus du matériel, sa reprise sans délai et la prise en charge des frais de manutention et de transport par le titulaire.

Le bon de livraison indique notamment les caractéristiques de l’équipement, les références de commande, la date et l’heure, le lieu, les signatures du livreur et du réceptionnaire, ainsi que la présence ou l’absence de la notice d’utilisation et du certificat CE. Un exemplaire est remis sur site et un second est transmis au pôle biomédical sous 2 jours ouvrés.

Les fournitures font l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives. L’excédent est repris immédiatement et toute quantité manquante est complétée dans les meilleurs délais. L’EFS dispose de 15 jours calendaires après la livraison pour notifier l’admission, l’ajournement ou le rejet ; le silence vaut admission. Une non-conformité documentée découverte lors de l’utilisation peut entraîner le rejet automatique après constat contradictoire.

Organisation, sécurité et qualité

Le titulaire met en place les moyens techniques et le personnel nécessaires, désigne un représentant unique et participe, si l’EFS le demande, à une réunion annuelle de suivi. Le compte rendu est établi sous 10 jours ouvrés. Les anomalies font l’objet de fiches de déclaration de non-conformité auxquelles le titulaire répond sous 5 jours ouvrés et pour lesquelles il planifie les actions curatives.

Les interventions sont réalisées dans le respect des règles d’accès aux sites, des badges et registres de visiteurs, des restrictions de circulation des véhicules, des salles blanches, des EPI et des consignes applicables aux laboratoires. Un plan de prévention est établi avant le début des prestations et renouvelé chaque année ou lors de toute modification affectant la sécurité. Les personnels soumis à l’obligation vaccinale doivent satisfaire aux exigences réglementaires et être informés par écrit des risques encourus.