Mise sous pli de documents

Le titulaire réceptionne ou enlève les documents, en assure le contrôle quantitatif selon le bon de commande et peut les stocker temporairement. Il réalise la mise sous pli ou le colisage, l’adressage et la livraison des plis. La prestation s’applique à des supports imprimés variés — lettres, brochures, catalogues, dépliants, affiches et flyers — pour des envois identiques ou différenciés selon les consignes des directions.

• Insertion et colisage : insertion d’un document jusqu’à plus de 200 documents par pli. Le BPUD distingue les plis de 1 à 200, 201 à 400, 401 à 1 000, 1 001 à 2 000, 2 001 à 5 000 et plus de 5 000. Les enveloppes sont normalement fournies par le Département ; le titulaire peut devoir en fournir dans certains cas. Les cartons de colisage sont fournis par le titulaire, sauf décision contraire de la direction émettrice.
• Adressage et opérations annexes : traitement des fichiers électroniques (Word ou Excel) ou des planches d’étiquettes déjà imprimées ; impression et collage d’étiquettes ou impression directe sur enveloppe. Le nom de la direction émettrice est tamponné pour une mise sous pli manuelle ou imprimé sur l’enveloppe. Les fichiers d’adresses ne peuvent être utilisés qu’à cette fin et doivent être détruits après usage. Prestations annexes chiffrées : collage/scotch, pose d’un tampon, tri postal simple (92, Île-de-France, province), saisie d’adresse simple et pliage manuel ; prise en charge de fichiers par onglet.
• Fournitures et moyens : tarifs prévus pour des enveloppes DL, C5 et C4 blanches ou kraft, pochettes C4 à soufflet blanches ou kraft et enveloppes à bulles ; cartons de publipostage et cartons de conditionnement de 120 × 10 × 10 cm et 31 × 22 × 5,5 cm. Le titulaire mobilise les moyens humains et matériels présentés dans son offre, dont un interlocuteur unique, les moyens de mise sous pli et de colisage, ainsi que les véhicules de livraison adaptés.
• Livraison et continuité : remise au service Courrier ou, dans certains cas, à la direction émettrice. Chaque livraison doit être accompagnée d’un bon indiquant notamment la référence de commande, les prestations et quantités livrées, ainsi que le nom et la signature du réceptionnaire ; sans ce document, la livraison est refusée. Si une livraison ne peut avoir lieu à la date prévue, les plis sont stockés dans les locaux du titulaire, sous sa responsabilité et sans frais supplémentaires, jusqu’à fixation d’une nouvelle date. Le titulaire prévoit le personnel et le matériel nécessaires au déchargement et au transport jusqu’au local désigné.

Les prestations et livraisons doivent être assurées toute l’année, y compris pendant les périodes estivales et les vacances scolaires ; en cas de fermeture de l’établissement, une solution de remplacement soumise à l’agrément du Département est requise. Les délais ordinaires sont au plus de 7 jours ouvrés et les délais express au plus de 4 jours ouvrés à compter de la notification du bon de commande. Un délai inférieur proposé au BPUD devient contractuel ; le type de délai est précisé dans chaque bon de commande.