Adressage, mise sous pli et colisage de documents électoraux

Le lot couvre la réception et le traitement du fichier d’adresses des électeurs, l’impression des adresses sur les plis, leur ordonnancement et la préparation des contenants. Le titulaire coordonne la méthode et le plan de production avec l’opérateur postal, sous le contrôle de la préfecture.

Fichier et préparation

• Le fichier, extrait du répertoire électoral unique (REU), est transmis par la préfecture au format CSV. Le titulaire signale sans délai les incohérences, notamment de format. Il ne doit pas croiser ce fichier avec d’autres fichiers d’adresses, dont celui des demandes de réexpédition.
• Le titulaire n’acquiert pas les enveloppes. Selon leur origine, il prend en charge celles stockées par la préfecture ou réceptionne celles livrées par le prestataire national de fabrication. Il contrôle quantités, dimensions, libellé et état, et signale immédiatement les réserves, étayées par des photos et une volumétrie.
• Les enveloppes à traiter correspondent au nombre d’électeurs majoré de 5 %. Le titulaire les conserve jusqu’au traitement et à leur transmission à la préfecture ; détérioration ou destruction doit être signalée sans délai et les enveloppes remplacées à ses frais.

Production et remise

• Le plan de production est établi à partir du fichier REU afin de faire le lien entre contenants de distribution et communes. Il peut être ajusté en coordination avec l’opérateur postal, qui vérifie et valide le plan et détermine les types et nombres de contenants requis.
• Le dispositif prévoit l’utilisation d’un logiciel de gestion de courrier industriel, tel que Roudis ou équivalent, permettant l’intégration des numéros de séquençage de l’opérateur postal, l’impression des adresses et celle d’un jeu d’étiquettes pour les contenants.
• Les plis ordonnancés et leurs contenants sont remis à la préfecture, montés et étiquetés ou non selon l’organisation convenue au lancement. Le titulaire prépare également un plan de secours opérationnel, soumis à validation expresse de la préfecture, et vérifie sa disponibilité à chaque scrutin.